1768 Portal Cotacao Compras

Modulo_Portal_Fornecedor

O Portal de Cotação de Compras é um recurso disponibilizado apenas para fornecedores, onde os mesmo podem ter acesso as cotações/licitações de compras em aberto, de acordo com o Grupo de Empresas vinculado ao Touch Comp ERP.

O Fluxo operacional começa a ocorrer a partir do momento que os gestores de Compras da Empresa dentro do Touch Comp ERP criam as cotações de Compras de acordo com as necessidades de compra da Empresa. Estas Necessidades podem ser geradas automaticamente através de análise de ponto de ressuprimento, Manutenção de Ativos/Equipamentos, PCP, dentre outros ou ainda serem geradas manualmente.

Ao confirmar as necessidades de compra, através do recurso 1064 - Necessidades de Compra e gerar a Cotação, o Touch Comp ERP verifica quais os fornecedores fornecem tais produtos e já os pré-selecionam na sua base de dados e vincula ao processo de Cotação.

Este catálogo de Fornecedor versus Produtos é definido no recurso 833_Lead_Time_Produtos. Ele pode ser definido manualmente, ou a medida que as compras ocorrem, quando se define o fornecedor manualmente na Cotação/Ordem de Compra, o próprio ERP atualiza esta base de dados.

Uma vez definido o Processo de Cotação, a mesma será acompanhada em situações de Cotação. As situações podem ser diversas, pois são configuráveis pelo usuário. Mas para utilizar o recurso do Portal, terão de ser definidas algumas situações para o fluxo básico deste processo. As situações podem ser configuradas no recurso 1680 - Situação Cotação de Compras. As situações básicas devem ser definidas no recurso 804 Opcoes Compra. Estas situações são as seguintes:

• 1. Situação Preferencial ao cadastrar uma Cotação de Compras.
• 2. Situação quando a Cotação está liberada para Fornecedores. Nesta situação, sugerimos que seja desmarcado a edição da Cotação pelos Usuários, deixando liberado apenas para gestores que entendam o processo em si.
• 3. Situação ao Avisar os Fornecedores sobre um processo de Cotação.
• 4. Situação ao Fechar o Processo de Cotação.
• 5. Defina o número de dias de validade da Cotação. Ao gerar uma cotação pela necessidade de compras, o ERP definirá a data de previsão de finalização com base neste número de dias.
• 6. Outro ponto a ser configurado/definido é processo de execução em segundo plano do ERP. Defina e ative a tarefa "Portal Cotação Compras" no recurso 1673 Tarefas Servidor para que o ERP comece a trabalhar automaticamente.

O Portal de Cotação é dinâmico e inteligente. A partir do momento que a Cotação se encontra na situação 2 definida acima, a mesma já é disponibilizada automaticamente para o fornecedor sem nenhuma outra operação adicional. Caso o sistema esteja configurado para avisar o fornecedor do processo, o próprio sistema envia um email conforme configurado, avisa todos os fornecedores vinculados ao processo e muda para a situação 3.

O próprio ERP sabe quando o processo for finalizado, onde automaticamente finaliza o processo de alterações pelos fornecedores, e muda a situação da cotação para situação 4. Este processo é conhecido pelo sistema através da data de Previsão de finalização definida no processo de cotação. Se esta data estiver passada, ou seja menor que a data atual, o Touch Comp ERP realiza o processo de encerramento da mesma.

Fluxo Principal

Após explicado o funcionamento do Portal, vamos ao processo em si.

Primeiro processo a ser realizado é criação da Cotação de Compras. As Cotações podem ser geradas manualmente, ou automaticamente através das necessidades de compra.

Sugerimos gerar as Cotações agrupadas por produtos que tendem a ser comercializados pelos mesmos fornecedores. Por exemplo, gere uma cotação para Alimentícios e outra para Vestuário/Uniformes. Gerar uma Cotação com todos os itens a nível de sistema, não há problema, porém o tempo de encerramento da mesma pode ser maior devido ao maior número de produtos, e fornecedores de uniformes tendem a demorar mais a responder do que os alimentícios.

Lembre-se que o sistema somente disponibilizará a cotação quando ela estiver na situação 2. Ou seja, anteriormente a mesma pode seguir outros fluxos normalmente dentro da empresa, como por exemplo autorizações. Mas a partir do momento que for liberada ao Portal, evite editá-la e aguarde a finalização automática pelo sistema. Caso deseje que a mesma seja liberada assim que criada, basta informar no sistema as situações 1 e 2 iguais, as mesmas.

O sistema tenta avisar todos os fornecedores, mas caso haja algum problema em algum em específico, a operação não é cancelada e aquele Fornecedor não será avisado. Os responsáveis pelo setor de compras são responsáveis em manter o cadastro dos emails corretamente no sistema. Caso queira evitar este problema, sugerimos:

• No recurso 134 - Opções de Relacionamento, marque "Validar Email Fornecedor". Ao marcar esta opção o sistema bloqueia o cadastro de Fornecedores sem email;
• O Touch Comp ERP valida se o email está correto, mas não valida se existe. Neste caso você deve ter acesso ao email informado no Servidor de Email cadastrado anteriormente, pois todos os emails com problema serão retornados na caixa de entrada deste email.
• Utilize o BI Listagem Validação de Emails que está no repositório vinculado ao recurso 47 Pessoas. Este BI valida se existem emails cadastrados de forma errada em sua base de dados.

Caso haja algum problema no envio do email, e queira avisar novamente os fornecedores, basta trocar a situação para a situação 2 novamente. Assim haverá uma nova tentativa de aviso a todos os fornecedores.

Após o vencimento da Cotação, o sistema automaticamente encerra a mesma e muda a situação para situação 4. Observe que o sistema não emitirá avisos aos usuários, pois esta operação ocorre no servidor. O usuário deve controlar as cotações de acordo com as situações diretamente no recurso 1066 Cotacao Compras, na aba "Consulta por Situação" ou através de relatórios.

Neste mesmo recurso, o usuário deverá dar manutenção nestas cotações. Na melhor e esperada hipótese, todos os fornecedores preencheram os devidos preços, e todos os itens possuem o número minimo de cotações, onde podem ser geradas as Ordens de Compra. Sugerimos que antes que gere as mesmas, verifique na aba "Fornecedores vs Produtos" se todos os produtos possuem cotações. Caso não, você poderá optar por diversas situações:

• Caso algum produto possua menos Cotações, marque uma delas como preferencial.
• Diminua o número de cotações necessárias no recurso 804 Opcoes Compra. O padrão são 3 cotações.
• Realize cotações manuais, via telefone e complemente a Cotação.
• Se houver muitos produtos sem informações, informe novos fornecedores e reabra a Cotação, modificando a situação da mesma e informando uma nova data de previsão.

Problemas e Soluções

Situação da Cotação não é alterada e emails não são enviados

Verifique a seção Problemas e Soluções no link 1673_Tarefas_Servidor. Ative o envio de emails para cada execução de tarefa.

Emails caindo na caixa de spam

• Verifique detalhadamente o link, adicionando todos os caracteres corretos, ex. http://teste. no-ip .net:5000/ (Observe os espaços informados indevidamente)

Fornecedores não conseguem logar no portal

Caso eles entrem no link porem nao consigam logar, podera ser o Grupo de usuarios corrompido, crie um novo grupo com liberacoes dos recursos de cotação para teste e tente logar.

Situação da Cotação não é alterada

• Verifique se a cotação não está com o status fechada;
• Verifique se a empresa em que foi lançada a cotação está parametrizada na tarefa de execução, no recurso 1673_Tarefas_Servidor;
• Verifique se a situação da cotação é realmente igual a situação informada no recurso 804 Opcoes Compra, "Situação da Cotação Liberada para o portal".

Situação foi alterada, mas emails não foram enviados

Verifique se para os fornecedores elencados na cotação possuem emails e ainda se estão ativos e estão com a opção "Enviar Cotação/Ordem De Compra" selecionados.

Emails não foram enviados

• Verifique se o 496_Servidor_Email, 132_Modelo_Email foram informados corretamente no recurso 1673_Tarefas_Servidor;
• Verifique se no fornecedor estão informados os emails e se estão corretos.
• Verifique se nos fornecedores se os emails estão ativos e selecionados para Enviar Cotação.
• Verifique se a situação da Cotação de Compras está realmente sendo alterada automaticamente pelo sistema, pela tarefa. O sistema somente realiza o envio do email pela tarefa automática e não quando a situação é trocada manualmente.
• Verifique se o email não está caindo na caixa de SPAM.
• Adicione seu email de cópia ao servidor de email utilizado, para receber cópia de cada envio em 496_Servidor_Email
• Habilite a Task para enviar email sempre e acompanhe as execuções das tarefas, em ultimo caso, para chegar emails informativos a cada execução da tarefa.

Cotação não aparece

• Verifique se a cotação não está fechada definitivamente, ou seja possui data de fechamento
• Verifique se a situação da cotação é a mesma configurada em 804 Opcoes Compra, Situação em Processo de Cotação.
• Verifique se a data de previsão de finalização da cotação é maior que a data atual.
• Verifique no cadastro de usuário, a pessoa vinculada ao usuário é a mesma vinculada ao cadastro do Fornecedor.