2012 - Fechamento Adiantamento Viagem
O recurso 2012 — Fechamento Adiantamento Viagem permite registrar e concluir (fechar) um adiantamento de viagem, comparando o valor adiantado com o total de despesas informadas e apurando automaticamente o saldo do adiantamento. Ele apoia o controle financeiro da viagem, garantindo que o acerto fique registrado de forma padronizada e, quando aplicável, gere lançamentos contábeis/gerenciais e o título financeiro correspondente.
Objetivo
Este recurso serve para formalizar o acerto do adiantamento de viagem, consolidando as despesas realizadas e calculando o saldo final.
É utilizado principalmente por:
- Operadores financeiros — para registrar e conferir despesas.
- Analistas — para garantir consistência de datas, valores e centros de custo.
- Gestores — para acompanhar adiantamentos e verificar se as prestações de contas estão corretas.
O recurso:
- Indica de forma clara se há valor a devolver ou a complementar.
- Reduz erros ao aplicar validações obrigatórias.
- Evita alterações indevidas quando o fechamento já está vinculado a processos financeiros.
Pré-requisitos
- Acesso ao recurso 2012.
- Existência de um Adiantamento de Viagem cadastrado.
- Parametrizações opcionais para criação automática de despesas.
- Ausência de bloqueio de período para a data informada.
- Um adiantamento só pode ser vinculado a um único fechamento.
Fluxo Principal
- Acesse a tela pelo menu 2012.
- Informe a Data de Fechamento.
- Selecione o Adiantamento de Viagem.
- Se já houver fechamento para este adiantamento, o sistema informará.
- Se houver parametrização vinculada ao Adiantamento de Viagem, despesas podem ser geradas automaticamente.
- Verifique os totais exibidos (adiantamento, despesas, saldo).
- Lance ou edite as despesas na tabela.
- Salve o fechamento para validar informações e gerar (ou ajustar) o título financeiro quando aplicável.
Orientação para preenchimento de campos
| Nome do campo | Objetivo | Orientação de preenchimento |
|---|---|---|
| Data Fechamento | Define a data oficial do acerto | Deve ser igual ou maior que a data do adiantamento e não pode estar em período bloqueado. |
| Adiantamento Viagem | Selecionar o adiantamento que será fechado | Selecione pela pesquisa. Caso já esteja vinculado, o sistema bloqueará o uso. |
| Data Prev. Fechamento | Exibe a previsão planejada | Campo apenas de visualização, útil para conferência. |
| Título | Indica título financeiro associado | Apenas consulta; exibe quando há valor a pagar/receber. |
| Valor Adiantamento | Mostra o valor originalmente concedido | Não editável, usado para cálculo do saldo. |
| Valor Total Despesas | Soma das despesas informadas | Preenchido automaticamente conforme o cadastro das despesas. |
| Saldo Adiantamento | Resultado do acerto | Calculado como adiantamento – despesas; pode indicar devolução ou complemento. |
Funcionalidades
- Verificação de vínculo duplicado
O sistema alerta se o adiantamento já estiver vinculado a outro fechamento.
- Criação automática de despesas
Quando houver parametrização vinculada ao Adiantamento de Viagem, as despesas são criadas automaticamente com valores previstos e data atual.
- Inclusão manual de despesas
Ao selecionar uma despesa pela pesquisa, o sistema cria uma linha com valor 0, data do dia e centro de custo (quando parametrizado no recurso 2010).
- Tabela detalhada de despesas
Permite editar valor, data, documento, fornecedor e centro de custo; demais campos são informativos.
- Bloqueio de edição
Se o fechamento estiver vinculado a processos financeiros (baixa, borderô, apuração), todos os campos são bloqueados.
- Criação, ajuste ou exclusão de título financeiro
O resultado do saldo define se o título gerado pelo fechamento será de pagamento, recebimento ou não será criado.
- Alerta quando não existem despesas
Caso o usuário informe data de fechamento sem despesas, o sistema alerta sobre a criação de título com o valor integral do Adiantamento.
- Controle gerencial por Centro de Custo
Despesas com Centro de Custo informado podem gerar lançamentos individuais; despesas sem Centro de Custo podem ser consolidadas em um único lançamento.
Problemas e Soluções
| Problema | Solução |
|---|---|
| Adiantamento já possui fechamento | Localize o fechamento existente e faça os ajustes diretamente nele. |
| Salvamento sem adiantamento | Selecione o adiantamento antes de tentar salvar. |
| Despesas com valor 0 | Informe um valor maior que zero. |
| Data da despesa ausente | Preencha a data obrigatoriamente. |
| Data da despesa maior que a do fechamento | Ajuste a data para que seja menor ou igual à data de fechamento. |
| Data do fechamento menor que a do adiantamento | Altere a data para uma igual ou posterior à do adiantamento. |
| Período bloqueado | Ajuste a data ou trate o bloqueio conforme procedimento interno. |
| Campos bloqueados para edição | O fechamento está vinculado a processos financeiros; alterações não são permitidas. |
| Alerta de criação de título integral | Confirme se realmente não houve despesas antes de prosseguir. |
Exemplos de Uso
- Operador – acerto padrão
Adiantamento de R$ 1.200,00 com despesas de R$ 1.150,00 resulta em saldo de R$ 50,00 (devolução).
- Analista – conferência de datas
O sistema impede datas de despesas posteriores à data de fechamento.
- Gestor – uso de centros de custo
Despesas podem ser analisadas por projeto/área quando o Centro de Custo é informado corretamente.
Observações Gerais
- Revise valores e datas antes de salvar.
- Preencher Nº Documento e Observação facilita auditorias.
- Informe Centro de Custo sempre que necessário.
- Respeite bloqueios de período.
Benefícios do Recurso
- Padroniza a prestação de contas.
- Automatiza cálculos e reduz erros.
- Controla inconsistências com validações obrigatórias.
- Facilita decisões sobre valores a pagar ou receber.
- Melhora a análise gerencial com uso de centros de custo.
Glossário de Termos
- Adiantamento de Viagem — Valor antecipado para despesas de viagem.
- Fechamento — Registro que formaliza o acerto do adiantamento.
- Despesa de Viagem — Gasto relacionado à viagem.
- Saldo do Adiantamento — Diferença entre o valor adiantado e o total das despesas.
- Centro de Custo — Identificação gerencial usada no rateio.
- Título — Documento financeiro gerado no acerto.
- Bloqueio de Adiantamento — Impede a criação de novos adiantamentos/fechamentos em determinadas datas.