Case Validacao Contabil Estoque CPV PCP Inventario

Modulo_Contabilidade_Financeira

A validação ou até melhor, a conciliação das contas contábeis de estoque com o estoque propriamente dito, é uma das mais complicadas conciliações do contábil. Se sua empresa é industria, some um pouco mais de complexidade ainda.

O Touch ERP possui todo o lastro e integra todos os eventos na contabilidade de forma dinâmica, e caso não realize intervenções forçadas, existe grandes chances de não ter problemas entre contábil e estoque.

Neste case, vamos elencar as principais causas e os principais itens a serem checados para encontrar os problemas e principalmente corrigi-los. Mas primeiramente, você deve ter alguns conceitos em mente:

• O estoque trabalha com 6 casas decimais tanto na quantidade quanto no custo médio dos itens no estoque. Ao integrar na contabilidade, as casas decimais são reduzidas para duas casas. Isto significa que mesmo que todas as operações estejam corretas, poderá haver diferenças entre contábil e estoque, mas elas não podem ser grandes e devem ser consideradas quando houver como questão de arredondamento. Neste caso, deve-se realizar lançamentos manuais de ajuste na contabilidade.
• O custo médio dos produtos é por data e empresa. Não é levado em consideração demais critérios do estoque como centro de estocagem, lote, grade. Somente a combinação de Produto + Empresa + Data.
• Somente altera o custo médio, operações de entrada no estoque. As saídas nunca alteram o custo médio.
• Apesar da contabilidade ser por grupo de empresa, as integrações relacionadas ao estoque devem ser realizadas empresa por empresa, pois o estoque é por empresa.
• Todas as integrações relacionadas ao estoque são manuais, visto a volatilidade do preço médio no dia e período. Logo devem ser realizadas após fechamento do mês.

Definidos os conceitos, vamos entender as operações de entrada vs Saída no estoque:

Entrada: Nota Terceiros, Nota Própria quando Faturamento entrada, Comunicado Produção, Implantações de Saldo;

Saída: Nota Própria (Quando Faturamento Saída), Requisição

Você deve ter atenção maior ao item Implantação de Saldo. O mesmo não é passível de contabilização e deve ser utilizado somente no início de operação do sistema.

Sugestão

Recomendamos que os clientes, quando relacionado a estoque, vinculem indiretamente a classificação do produto: Espécie/Subespécie as devidas contas contábeis. Evite dentro de uma mesma classificação a "mistura de contas contábeis".

As parametrizações contábeis possibilitam que você utilize esta classificação, o que facilita e diminui drasticamente o número de parametrizações e facilita e muito as conciliações.

Validação

Se o valor do inventário, exibido principalmente pelo relatório de 297- Inventário não fecha com o saldos das contas, como talvez pode perceber, temos que atentar principalmente quanto as entradas no estoque.

Se o valor do estoque é maior que o da Contabilidade

• Algumas notas fiscais por exemplo, movimentaram na contabilidade mas não movimentaram o estoque físico.
• Nas parametrizações contábeis do Modelo fiscal, referente a saída de estoque, não foram informadas as contas de CPV. Verifique se foram cadastradas novas parametrizações.

Se o valor do estoque é menor que o da Contabilidade

• Notas fiscais de Devolução com custo 0 ou errado
• Lançamentos manuais nas contas de estoque.
• Notas fiscais não foram contabilizadas ou não foram contabilizadas corretamente nas contas de estoque.

Notas de Devolução

O ERP sugere no momento da devolução, o custo médio do dia em que foi realizado o faturamento contra o seu cliente. Esta sugestão só ocorre quando você realiza a devolução pelo recurso de 1428 - Devolução Vendas/Compras. Caso contrário de forma a amenizar o problema, sugere o custo médio do produto no dia. Caso contrário nenhuma sugestão é realizada. Neste caso você deve-se atentar a informar o valor de custo igual ao custo médio no estoque na data em que foi faturado. Caso contrário isso irá causar diferenças entre o Inventário e as contas de estoque.

Verifique o BI Listagem Notas Fiscais Com Custo Zero ou Informadas manuais em nosso repositório para auxiliar na validação.

Notas de Bonificação/Forçar Custos

Já deparamos em casos, onde os usuários marcam, no momento da entrada nota fiscal a opção "Informar Custo Manual", e informam um outro valor de custo ou até zeram o mesmo, por considerar que não irão pagar pela bonificação. Quando essa operação é realizada e o lançamento contábil não é alterado, também causa diferenças. Neste caso deve manter o custo calculado pelo sistema e/ou alterar o lançamento contábil referente a entrada do item no estoque.

Verifique o BI Listagem Notas Fiscais Com Custo Zero ou Informadas manuais em nosso repositório para auxiliar na validação.

Saldo inicial na contabilidade

No início de utilização do ERP, se faz necessário a imputação dos saldos contábeis. O saldo contábil destas contas deve ser idêntico ao saldo de estoque dos produtos condizentes com a mesma.

Para verificar, utilize o relatório 297 Inventario e o próprio Balancete Contábil, e compare os saldos na data imediatamente anterior as operações. Se a empresa iniciou as operações em 01/08, as implantações e relatórios devem ser em 31/07.

Implantações de Saldos

A implantação de saldos deve ser utilizada apenas no Start Up do sistema, no início somente. Ainda, o usuário deve ter atenção que os saldos implantados no estoque devem bater com saldo da conta conta na data da implantação. Esta checagem é simples. Verifique o 297 - Inventário, filtrando por espécie/subespécie e compare com Balancete contábil, com as respectivas contas. Em caso de diferenças, verifique e corrija.

Já a existência das implantações devem ser verificadas no relatório 793 - Listagem Movimento de Produtos e 298 - Razão Analítico. Se houver implantações após o início do sistema, com certeza terá problemas com conciliação do estoque com as contas contábeis. Se realmente houver necessidade, ao realizar a implantação realize paralelamente o lançamento contábil e registre no histórico inclusive o Identificador da Implantação.

Movimentações manuais - Movimentos Internos: Requisição/Comunicados

Quando se gera movimentações manuais, Comunicados ou Requisições isoladamente fora o processo de PCP, As contas contábeis podem ficar em aberto, principalmente as contas transitórias. Por isso é recomendável o uso do módulo de PCP para realizar as operações, para garantir esta integridade.

Para entender este sintoma, você deve ter em mente que o ERP gera duas movimentações distintas, uma para baixa do estoque(Requisição) e outra para entrada no estoque(Comunicado). Suponha por exemplo uma matéria prima que é diretamente transformada em um produto acabado. Em uma contabilização direta, seria:

Crédito na Conta de matéria Prima Débito na Conta de Produtos Acabados

Como no ERP a contabilização ocorre em dois tempos:

Crédito na Conta de matéria Prima Débito na Conta Transitória - Produtos em elaboração

Crédito na Conta Transitória - Produtos em elaboração Débito na Conta de Produtos Acabados

Caso realize a operação separadamente, isso irá trazer divergências contábeis.

Verifique no relatório 793 - Movimento de Produtos ou 298 - Razão Analítico sobre movimentos de requisição ou comunicados que não estão vinculados a um evento de produção.

Parametrizações incorretas - Movimentos internos: Requisição/Comunicados

A causa deste problema está nas distorções nas contas versus os tipos tipos de produtos. Neste caso devem ser validadas e verificas e consequentemente corridas as parametrizações ou as classificações dos produtos.

Lembre-se que corrigir as parametrizações não corrige os movimentos. O histórico é mantido intacto. Neste caso, todas as integrações devem ser excluídas e refeitas. Em algumas, por exemplo no caso de Comunicados e Requisições, lembre-se de marcar a opção de "Atualizar movimentos conforme as parametrizações".

Utilize os relatórios BI Listagem Contabilização Requisições e Listagem Contabilização Comunicados para facilitar a validação. Estes relatórios estão disponíveis no Repositório da Touch Comp.

Verifique os BI's Listagem Contabilizacao Comunicados e Listagem Contabilizacao Requisições para auxiliar na validação.

Alterações no estoque

Ao realizar as integrações, lembre-se de bloquear as movimentações nos recursos de bloqueio no sistema. O Touch Comp ERP possui a vantagem de o usuário voltar no tempo, corrigir, alterar e lançar novos movimentos, onde ele automaticamente reprocessa todo o estoque conforme as mesmas. Mas por outro lado, isso pode causar problemas se você já integrou os movimentos na contabilidade, visto que o sistema considera os valores de custo médio no momento da integração e estas alterações por outro lado não integradas automaticamente na contabilidade por questões de desempenho.

Neste caso, se você trabalha com o módulo de custos, após aplicar o perfil, bloqueie as movimentações de estoque no período informado, se possível imediatamente. Após realizar as integrações CPV, Requisição, Comunicados, bloqueie também Alterações/Inclusões/Exclusões de lançamentos contábeis pelo recurso 721 - Bloqueio lançamento Contábil. O bloqueio de movimentações no estoque pode ser realizado no recurso 941 - Bloqueio Alteração Estoque.

CPV - Custo do Produto Vendido

A integração do CPV é a última integração a ser realizada. Apesar de simples, ela está diretamente vinculada a correta parametrização contábil, a ser criada no recurso 983 - Parametrização Contábil do Modelo Fiscal. Sugerimos que também seja utilizado nesta parametrização o conceito da classificação do Produto, por espécie/subespécie somado a Natureza de Operação. Evite a vinculação direta do Modelo Fiscal à parametrização. Verifique o documento abaixo para mais detalhes:

971_Integracao_Custo_Produto_Vendido

Verifique o BI Listagem Contabilizacao CPV Notas Fiscais para auxiliar na validação.

Valor Agregado informado na Nota Fiscal

Este valor apenas soma ao custo da nota fiscal e não é contabilizado. Caso realmente precise do mesmo, você deverá contabilizá-lo manualmente e separadamente, caso contrário ocorrerá uma entrada no seu inventário, mas não ocorrerá no contábil.

Valor Frete não Vinculado

O lançamento do Frete ocorre em escrituração separada, onde ocorre sua entrada no contábil. Porém a entrada no estoque somente ocorre no documento fiscal da mercadoria em si. Logo senão vincular este documento do frete ao da entrada da mercadoria, o valor não entrará no seu inventário e ocorrerá este problema.

Valores ainda não fecham

Neste caso será necessário conciliação dos valores. Utilize o 298 - Razão analítico do Produto juntamente com os dados/produtos/valores exibidos na própria Integração CPV para verificar quais produtos deram diferença, e assim encontrar os movimentos. A possível causa será parametrizações incorretas que deverão ser alteradas para posterior integração.

Lembre-se de verificar movimentos de entrada que entraram no contábil mas não entraram no estoque. Por exemplo, no documento está marcado para não movimentar estoque, mas contabilizou na conta de estoque. Esta operação provocará diferenças entre contábil e estoque.

Utilize também o BI - Listagem Documentos entrada por Plano de Conta para auxiliar na verificação.

Estoque Negativo

Em movimentações negativas, o saldo valor e o custo médio são zerados. Verifique o Case de Estoque para mais detalhes de lógica de processamento.