Case Controle Cheques Terceiros
O Touch Comp ERP controla todas etapas e as variadas utilizações de cheques de terceiros, com uma rastreabilidade completa e eficiente. Para um melhor controle, alguns parâmetros são sugeridos, bem como alguns processos de acordo com o andamento do Cheque de Terceiros.
Parametrização
Para utilização de cheques, a configuração padrão do financeiro já é suficiente, com a criação de Agencias de Valores e suas devidas contas. Porém recomendamos que sejam criadas duas novas contas de valores, totalizando ao menos 3 contas de valores vinculadas a agência de valores da própria empresa(Suponha a Touch Comp como empresa): Agencia Valor:
- Touch Comp Sistemas
- Caixa de Valores
- Cheques em Carteira
- Cheques Devolvidos
Esta separação visa a dar maiores detalhes de informações a empresa, e possibilitar que a mesma saiba o quanto de valor que ela possui em espécie, o quanto em cheques, e o quanto de cheques devolvidos. Assim, fica mais fácil configurar o sistema para por exemplo, expurgar do fluxo de caixa os cheques devolvidos. As agências de valores e contas são criadas no recurso 113.
Recebimento do Cheque
Os cheques no Mentor são associados as baixas de títulos de recebimento, realizadas no recurso 318-Baixa de Títulos. Assim, neste recurso, o usuário deve utilizar a forma de pagamento Cheques de Terceiros e informar os mesmos. Caso os cheques já tenham sido cadastrados, como por exemplo, criou-se em um primeiro momento a baixa e depois a mesma foi excluída, o Mentor não exclui os cheques, e possibilita que você apenas pesquise-os ao invés de cadastrá-los novamente. Os cheques podem ser visualizados do recurso 330 - Cadastro de Cheques de Terceiros. Neste recurso também é possível cadastrá-los. Porém somente é recomendável a liberação deste recurso em uma primeira execução e implantação do Mentor, para os cheques que já estavam em carteira. Depois sugerimos que o mesmo seja bloqueado. Neste recurso, também, caso, o usuário tenha lançado cheques equivocadamente, os mesmos podem ser excluídos. Caso o valor dos cheques seja maior que o valor devido, o Mentor automaticamente irá gerar um movimento de estorno/troco sobre o caixa da empresa.
Pagamento com Cheques de Terceiros
Os cheques podem ser repassados a Fornecedores, como forma de pagamento normalmente. A utilização dos mesmos para pagamentos também se dá através do recurso 318 - Baixa de Títulos. Basta selecionar as opções de Forma de Pagamento: "Cheque de Terceiros", e pesquisar os cheques que já foram recebidos e estão cadastrados que serão utilizados para pagamento. Realizando o pagamento com cheques de terceiros, nenhum dos processos subsequentes serão necessários.
Compensação do Cheques de Terceiros/Envio ao Banco
Os cheques de terceiros, caso não sejam utilizados para pagamento de fornecedores, serão em algum momento enviados ao banco para compensação. A partir deste ponto, podem ocorrer algumas situações com o cheque.
Borderô de Cheques de Terceiros
Você deve no Mentor, registrar o envio e/ou retorno, ou todas as movimentações do cheque quanto a saída de local para outro, como por exemplo o próprio ato de se tirar os cheques da empresa e depositá-los no banco. Este processo é feito através do recurso 332 - Borderô Cheques de Terceiros. Este recurso representa justamente esta movimentação dos cheques. Nele são informados as carteiras de origem, que neste caso seria a carteira "Cheques em Carteira", e carteira de cobrança para o banco onde os mesmos estão sendo depositados. Observe que este recurso já realiza a transferência de numerários entre as contas da Empresa e o Banco em questão. Você pode visualizar esta operação através do recurso 357 - Listagem Extrato Financeiro
Compensação de Cheques de Terceiros
Quando o banco retorna o status sobre a compensação, podemos ter dois resultados:
- Cheque foi compensado e o valor está disponível;
- Cheque foi devolvido definitivamente pelo Banco e não é mais possível tentar compensá-lo.
Compensação Efetiva Cheques de Terceiros
Para compensar o cheque para avisar que o mesmo foi corretamente compensado pelo banco, acesse o recurso 331 - Compensação Cheque de Terceiros, pesquise o cheque, informe a data de compensação e o status "Compensado". Pronto, ao salvar o Mentor finaliza o controle sobre este cheque.
Compensação Cheques de Terceiros Devolvido/Sem fundos
Se o cheque foi devolvido pelo banco, o usuário deverá antes de mais nada realizar o borderô de cheques de terceiros, pelo recurso 332 - Borderô Cheques de Terceiros, informando como origem o banco onde o cheque se encontra, e a conta de valores da empresa, de preferência a sugerida anteriormente, Cheques Devolvidos. Logo o sistema irá transferir este valor do banco para a empresa automaticamente. Verifique seu extrato financeiro.
Posteriormente, o usuário também deve realizar a compensação junto ao recurso 331 - Compensação Cheque de Terceiros, informando a data de devolução e principalmente selecionar o status de cheque Devolvido. A partir deste momento, se marcado em Opções Financeiras, a opção "Gerar Título Cheque Devolvido" o sistema irá criar um novo título, a receber, com base nos dados do cheque e na data de vencimento/emissão do mesmo e sobre o responsável vinculado ao cheque e tambem no cadastro da conta, deverá esta marcado para gerar lançamento contábil para a geração dos titulos. Observe que o sistema gera sobre o responsável do cheque e não contra o titular, afinal a responsabilidade geralmente é associada a pessoa que lhe passou o cheque, uma vez que você talvez nem conheça o titular do mesmo. Note também que o título já entra "vencido", com a data do cheque e já irá constar negativamente contra o cliente em si, como em atraso. Você pode consultar estes no próprio recurso 330- Cadastro Cheque Terceiros. Assim, a empresa deverá realizar a cobrança sobre o título gerado, onde poderá baixá-lo de diversas outras formas, normalmente, quando o cliente pagá-lo.
Devolução do Cheques de Terceiros ao Responsável
Uma vez que o responsável volte e pague o valor devido, o cheque deve ser baixado/retirado também do controle da empresa. Você deve utilizar o recurso 1532 - Baixa Cheque Terceiros, `selecionando o cheque e caso tenha feito o processo de borderô citado anteriormente, marque também para "Gerar Movimento Financeiro", para que o sistema também baixe o título da sua conta de valores.
Problemas e Soluções
Ao gerar titulo de cheque devolvido no Recurso 331- Compensação Cheque Terceiro, o sistema não esta buscando conta contábil informada na aba plano de contas deste recurso, esta buscando a conta contábil do Cliente 76 Clientes.
No recurso 1757 Opcoes Contabeis, aba Integrações, sub-aba Cheque Terceiros, possui a opção "Utilizar Conta Contábil, do borderô ao gerar títulos Cheques devolvidos". Essa opção precisa estar marcada, pra pegar este plano de contas, que será cadastrado na 113 Agencia Valores, aba contábil, campo de Plano de Conta de cheques em transito.
Caso a opção esteja desmarcada, pegará a conta do cadastro titulo.