1957 — Iniciar Smart Component (SC Importacao de Anexos)

Recurso utilizado para executar o Smart 36 - SC Importacao de Anexos, responsável pela importação em lote de arquivos e pelo vínculo automático desses anexos aos registros de um recurso do sistema.

O Smart permite importar arquivos organizados em subpastas, localizar automaticamente o registro correspondente e criar ou atualizar o arquivamento na Central Documentos - Anexos.

Diferente de uma importação específica de imagens de produtos, este Smart pode ser configurado para trabalhar com diferentes recursos e entidades do sistema.

Objetivo

Esta funcionalidade tem como objetivo automatizar a importação e o vínculo de anexos aos registros do ERP.

Através de um arquivo compactado, o sistema analisa as subpastas existentes, identifica o registro correspondente e realiza o arquivamento dos arquivos encontrados.

A utilização do Smart reduz o trabalho manual de anexação de documentos e permite importar grandes volumes de arquivos em uma única execução.

Pré-requisitos

- Ter permissão para acessar o recurso 1957 - Iniciar Smart Component. - Ter o Smart 36 - SC Importacao de Anexos disponível no recurso 1947 - Smart Component. - Ter os registros que receberão os anexos previamente cadastrados no sistema. - Enviar um arquivo compactado válido no formato .zip. - Organizar os arquivos em subpastas. - O nome de cada subpasta deve corresponder ao valor utilizado para localizar o registro no sistema. - Configurar corretamente o recurso/nodo que receberá os anexos. - Informar as extensões de arquivos permitidas para importação. - Informar um Tipo de Arquivamento válido.

Fluxo Principal

Passo a passo para utilizar o Smart:

Acesse o recurso 1957 - Iniciar Smart Component.
Selecione o Smart 36 - SC Importacao de Anexos.
Selecione o perfil de parâmetros desejado.
Envie o arquivo compactado no formato .zip.
Configure as extensões de arquivos permitidas.
Informe o recurso/nodo ao qual os anexos serão vinculados.
Informe, se necessário, o campo utilizado para localizar o registro.
Defina o Tipo de Arquivamento.
Defina a Opção de Arquivamento.
Informe, opcionalmente, o alias do arquivo principal.
Clique em Importar Dados.
O sistema irá extrair o arquivo compactado.
As subpastas encontradas serão analisadas individualmente.
O nome da subpasta será utilizado para localizar o registro correspondente.
Os arquivos com extensões permitidas serão importados.
O sistema criará ou atualizará o arquivamento conforme a Opção de Arquivamento selecionada.
Ao final, será gerada uma planilha contendo o resultado da importação.

Orientação para preenchimento de campos

Nome do campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Extensões arquivos permitidas a Importar (.png; .jpeg; .jpg etc)	Define quais tipos de arquivos poderão ser importados	Informe as extensões permitidas. Apenas arquivos que correspondam às extensões configuradas serão considerados durante a importação.
Recurso/Nodo a Vincular	Define o recurso e a entidade cujos registros receberão os anexos	Informe o recurso correspondente ao cadastro que deverá receber os arquivos. O sistema utilizará a entidade vinculada ao recurso para localizar os registros.
Campo de Pesquisa (Deixe em branco para identificador)	Define o campo utilizado para localizar o registro através do nome da subpasta	Informe o nome do campo da entidade que deverá ser utilizado na pesquisa. Quando deixado em branco, o sistema utilizará automaticamente o campo identificador da entidade.
Tipo Arquivamento	Define o Tipo de Arquivamento utilizado na Central Documentos - Anexos	Selecione o tipo de arquivamento que será associado ao registro criado ou localizado.
Opção de Arquivamento	Define como o Smart deverá tratar arquivamentos existentes	Selecione entre criar um novo arquivamento sempre, limpar os anexos existentes antes de importar os novos ou adicionar os novos arquivos ao arquivamento existente.
Alias Arquivo Principal (Opcional)	Permite identificar um arquivo que deverá ser tratado como arquivo principal	Informe parte do nome do arquivo principal. Quando configurado, o Smart procura um arquivo cujo nome contenha o alias informado. O preenchimento é opcional.

Opções de Arquivamento

Opção	Comportamento
Criar novo arquivamento sempre	Cria um novo arquivamento para o registro em cada execução do Smart.
Criar caso não exista, limpar anexos se existirem e anexar novos	Localiza o arquivamento existente. Caso exista, remove seus anexos e importa os novos arquivos. Caso não exista, cria um novo arquivamento.
Criar caso não exista e anexar novos arquivos	Utiliza o arquivamento existente e adiciona os novos arquivos. Caso não exista, cria um novo arquivamento.

Estrutura do Arquivo Compactado

Os arquivos devem ser organizados em subpastas.

Cada subpasta representa um registro do recurso configurado.

Exemplo:

arquivo.zip
├── 1598
│   ├── imagem1.jpg
│   ├── imagem2.png
│   └── manual.pdf
├── 1599
│   ├── contrato.pdf
│   └── foto.jpg
└── 1600
    └── documento.pdf

Neste exemplo, caso o campo de pesquisa esteja em branco, o sistema utilizará o identificador da entidade.

A pasta 1598 será utilizada para localizar o registro de identificador 1598, e os arquivos válidos existentes dentro dela serão vinculados ao registro.

Caso um Campo de Pesquisa seja informado, o nome da pasta será comparado com o valor desse campo.

Funcionalidades

- Importação de anexos através de arquivo compactado. - Processamento automático de subpastas. - Configuração das extensões de arquivos permitidas. - Vínculo dos anexos a diferentes recursos e entidades do sistema. - Pesquisa do registro por campo configurável. - Utilização automática do identificador quando nenhum Campo de Pesquisa for informado. - Criação automática de arquivamentos. - Limpeza dos anexos existentes conforme configuração. - Inclusão de novos arquivos em arquivamentos existentes. - Criação de um novo arquivamento em cada execução. - Definição opcional de arquivo principal através de alias. - Geração de planilha com o resultado da importação. - Desconsideração de pastas ocultas e diretórios internos do macOS identificados como __MACOSX.

Planilha de Resultado

Ao final da execução, o Smart gera uma planilha contendo o resultado do processamento.

Campo	Descrição
Entidade	Registro ou entidade processada pelo Smart.
Arquivo	Nome do arquivo processado.
Status	Resultado do processamento, como Sucesso ou Erro.
Observação	Mensagem complementar ou descrição do erro ocorrido.

Problemas e Soluções

Problema	Solução
O processo informa que o arquivo não existe	Realize novamente o upload do arquivo compactado e execute o Smart.
Os arquivos não foram importados	Verifique se a extensão do arquivo está configurada em Extensões arquivos permitidas a Importar.
O registro não foi localizado	Verifique se o nome da subpasta corresponde ao valor existente no Campo de Pesquisa configurado.
O Campo de Pesquisa está vazio	Neste caso, o sistema utiliza automaticamente o campo identificador da entidade.
Os anexos existentes foram removidos	Verifique se foi utilizada a opção Criar caso não exista, limpar anexos se existirem e anexar novos.
Foi criado um novo arquivamento	Verifique se a opção Criar novo arquivamento sempre está selecionada.
Os novos arquivos foram adicionados ao arquivamento existente	Este é o comportamento da opção Criar caso não exista e anexar novos arquivos.
Uma subpasta não possui arquivos processados	Verifique se existem arquivos com extensões permitidas dentro da pasta.
O arquivo principal não foi identificado	Verifique se o nome do arquivo contém o texto configurado em Alias Arquivo Principal.
Pastas __MACOSX não foram processadas	Essas pastas são ignoradas automaticamente pelo Smart.

Exemplos de Uso

- Importar imagens e documentos para produtos. - Importar contratos vinculados a registros do sistema. - Importar documentos utilizando o identificador do registro como nome da subpasta. - Importar arquivos utilizando outro campo da entidade como código, referência ou número de controle. - Substituir todos os anexos existentes pelos arquivos enviados. - Adicionar novos anexos mantendo os arquivos já arquivados. - Criar um novo arquivamento a cada lote importado.

Observações Gerais

- O nome das subpastas é utilizado para localizar os registros no sistema. - Quando o Campo de Pesquisa estiver vazio, será utilizado o identificador da entidade. - Apenas arquivos com extensões permitidas serão importados. - Subpastas sem arquivos válidos não serão processadas. - Pastas ocultas são ignoradas. - Diretórios __MACOSX são ignorados automaticamente. - A Opção de Arquivamento deve ser definida de acordo com o comportamento desejado para os anexos existentes. - A opção de limpeza remove os itens existentes antes de realizar a nova importação. - O Alias Arquivo Principal é opcional. - Recomenda-se consultar a planilha gerada ao final para validar o resultado da execução. - Após a importação, os arquivos poderão ser consultados através da Central Documentos - Anexos ou pelo recurso vinculado, quando este disponibilizar acesso aos anexos.

Benefícios do Recurso

- Reduz o trabalho manual de anexação de arquivos. - Permite importação em lote. - Pode ser utilizado com diferentes recursos do sistema. - Permite configurar o campo utilizado para localizar registros. - Flexibiliza o tratamento de arquivamentos existentes. - Facilita a substituição ou inclusão de anexos. - Gera retorno detalhado da execução. - Reduz erros operacionais em importações de grande volume.

Glossário de Termos

- Smart Component — Rotina automatizada executada pelo ERP. - SC Importacao de Anexos — Smart Component número 36 responsável pela importação e vínculo automático de arquivos. - Recurso/Nodo — Recurso do sistema utilizado para determinar a entidade que receberá os anexos. - Campo de Pesquisa — Campo da entidade utilizado para localizar o registro através do nome da subpasta. - Tipo de Arquivamento — Classificação utilizada para organizar o arquivamento na Central Documentos - Anexos. - Opção de Arquivamento — Configuração que determina como arquivamentos existentes serão tratados. - Alias Arquivo Principal — Texto utilizado para identificar um arquivo principal entre os arquivos importados. - Central Documentos - Anexos — Recurso responsável pelo armazenamento e gerenciamento de documentos e arquivos vinculados aos registros do sistema.

Links Relacionados

- 1947 - Smart Component - 1957 - Iniciar Smart Component - 2027 - Central Documentos - Anexos

SC 36 Importacao de Anexos

Conteúdos