Case Adiantamento de Viagens

O adiantamento de viagens é um procedimento que pode ser gerenciado através do Touch Comp ERP.

É necessário que a sua empresa tenha uma política clara e um processo bem estruturado para que haja assertividade, evitando surpresas para o departamento financeiro e contábil; uma vez que há integração dos dados no seu fechamento.

Antes de continuar

O Touch Comp ERP permite que através do Recurso 52 - Empresa Contabilidade sejam definidas as contas, contábil e gerencial, para apropriação correta do processo de Adiantamento de Viagens. Também, pode-se definir se a contabilização ocorrerá ao salvar o Adiantamento de Viagens ou com através da sua integração, pelo Recurso 1477 - Integrando Adiantamento Viagem.

Recomendamos a verificação do Plano de Contas Contábeis e Gerencial, assim como o Centro de Custos para que as parametrizações sejam validadas com sucesso.

Plano de Contas Contábil: Recurso 160;
Plano de Contas Gerencial: Recurso 164;
Centro Custos: Recurso 97.

Consulte o plano de contas de referência utilizado pela Touch Comp: https://touchcomp.mywikis.net/wiki/Case_Plano_Contas

Consulte o Plano de Contas Gerencial de referência utilizado pela Touch Comp: https://touchcomp.mywikis.net/wiki/164_Plano_Contas_Gerencial

Inclusão de Adiantamento de Viagem

Para criar um adiantamento de viagem acesse o recurso 478 - Adiantamento Viagem.

Logo após, utilize o botão Novo na barra de Ferramentas do sistema.

Informe:

Data de Emissão;
Valor do Adiantamento;
Nr. do Título (criado automaticamente ao salvar);
Observação - Informe algo relacionado com a viagem. Ex.: Motivo da viagem, para onde irá, número de licitação (se houver), dados do beneficiário, possível data de retorno, etc.
Pessoa é o BENEFICIÁRIO deste adiantamento, ou seja, quem irá recebe o adiantamento para viagem;
Plano de Conta (aparecerá automaticamente nesta operação);
Plano de Conta Gerencial (aparecerá automaticamente nesta operação);
Centro de Custo (opcional).

Ao finalizar a inclusão das informações acima, deve salvar a operação clicando em Salvar na barra de ferramentas, o sistema criará automaticamente um título nominal ao beneficiário deste adiantamento.

No canto direito, o usuário do sistema deverá clicar no hotlink Baixar Título Adiantamento, ao realizar essa ação daremos o processo de inclusão adiantamento de viagem concluído.

Fechamento Adiantamento de Viagens

A empresa deverá exigir do beneficiário, todas os documentos fiscais referentes ao adiantamento para que seja feita a conciliação financeira. Desta forma, ao retornar, o beneficiário prestará contas da importância recebida previamente e assim, realizar o fechamento do adiantamento de viagem.

Pesquisaremos o adiantamento para carregar as informações que precisamos acertar.

Para adicionar as despesas ocorridas durante a viagem (alimentação, hospedagem, combustível, etc.) é necessário o prévio cadastro das mesmas no recurso 145 – Despesas Viagem

Para inserir uma despesa, deveremos clicar em Novo e inserir as informações conforme abaixo:

Despesa Viagem - A categoria em que a despesa ficará alocada - Ex.: Diárias de Hospedagem, Alimentação, Pedágio, Combustível, etc.;
Valor da Despesa - Valor da despesa;
Data Fechamento - Data em que ocorreu a despesa;
Nr. Documento - Número do documento fiscal;
Fornecedor/Observação - Informar o nome do emitente do documento fiscal.

É possível incluir vários documentos fiscais para comprovar a utilização do recurso adiantado.

Ao finalizar a inclusão da despesa, basta clicar em Salvar e a sua despesa de viagem será salva, caso necessite de adicionar outro comprovante de despesa, basta clicar no botão Novo para incluir uma nova despesa.

Em seguida, clicamos em Salvar na barra de ferramentas superior, para salvar o Fechamento e finalizar a operação.

Obs.: Ao lado do campo destinado para inclusão das despesas temos um campo informativo Visualização das Despesas contendo informações do valor do adiantamento, total das despesas que foram incluídas (comprovadas) e o valor do saldo, podendo ser zerado, à ser restituído à empresas ou ainda reembolsado ao beneficiário.

Após realizado o processo de inclusão das despesas e o fechamento do referido adiantamento é necessário clicar no hotlink Baixar Título Fechamento para o sistema conciliar o saldo.

Contabilização

Para facilitar entendimentos contábeis, vamos exemplificar o processo de contabilização de Adiantamento de Viagens:

*Importante salientar que as contas informadas, são meramente ilustrativas, podendo existir distintas formas para contabilizar. Consulte seu contador para instruí-lo qual a melhor forma de contabilização, de acordo com a situação da sua empresa."

Pelo registro do Adiantamento de Viagem - para acobertar despesas de viagens para futura prestação de contas

Débito	Crédito
1.1.3.01.00007 (Adiantamento de Viagens - Ativo Circulante)	1.1.1.01.00001 (Caixa - Ativo Circulante)

Pelo registro do Fechamento Adiantamento de Viagens - prestação de contas

Débito	Crédito
4.2.1.05.00013 (Despesas com Viagens - Conta de Resultado)	1.1.3.01.00007 (Adiantamento de Viagens - Ativo Circulante)

Pelo registro da Restituição do Saldo não utilizado

Débito	Crédito
1.1.1.01.00001 (Caixa - Ativo Circulante)	1.1.3.01.00007 (Adiantamento de Viagens - Ativo Circulante)

Integração

A Contabilização dos adiantamentos de viagem deve ser realizado pelo recurso 1477 - Integrando Adiantamento de Viagem