748 Iniciar Business Intelligence

Módulo Business Intelligence

O recurso Iniciar Business Intelligence permite consultar e executar os relatórios e análises disponibilizados para o usuário. Você seleciona o BI, informa os filtros, escolhe o perfil e o formato e inicia a geração do resultado.

Acesso: Business Intelligence > BI > Iniciar Business Intelligence — recurso 748.

Os relatórios são definidos no 747 — Business Intelligence. O recurso 748 é destinado à utilização desses relatórios, não à criação de sua estrutura.

Quais BIs aparecem na lista

A lista considera a liberação dos BIs para a empresa logada e o grupo do usuário, além de sua situação ativa.

Se um relatório esperado não aparecer:

Confira a empresa em que está trabalhando.
Confira a pesquisa digitada na lista.
Solicite ao responsável pelo BI a conferência da situação e das liberações do relatório.

Quando a tela é aberta pelo botão de BI de outro recurso, a lista pode estar limitada aos relatórios associados àquele recurso. Isso pode produzir uma seleção diferente da encontrada ao acessar o menu geral.

A geração também confere a liberação do BI. Abrir um atalho ou conhecer seu número não substitui as permissões necessárias.

Como gerar um relatório

Acesse o recurso e pesquise o BI pela descrição, número ou identificador.
Selecione o relatório e aguarde o carregamento dos parâmetros.
Confira o Perfil padrão selecionado.
Expanda a árvore Filtros e selecione o filtro que deseja preencher.
No painel Parâmetros, informe os valores solicitados. Repita para os demais filtros.
Na árvore Formato, selecione uma das opções disponíveis.
Confira o resumo dos parâmetros, quando necessário.
Clique em Gerar BI ou Gerar e aguardar, conforme a forma de acompanhamento desejada.
Aguarde a conclusão e confira o resultado.

Os parâmetros variam conforme a definição de cada BI. Um relatório pode solicitar apenas um período; outro pode exigir empresas, pessoas, produtos, situações ou outras seleções.

Organização da tela

Área	Finalidade
Lista de BIs	Permite pesquisar e selecionar um relatório disponível.
Barra do BI selecionado	Identifica o relatório em uso e oferece ações como Trocar BI e, após a geração acompanhada, Editar parâmetros.
Perfil padrão	Seleciona o conjunto de preferências utilizado no BI, incluindo valores de parâmetros e formato salvos.
Árvore Filtros	Organiza os filtros do relatório. Expanda os grupos e clique no item desejado para editar seus valores.
Árvore Formato	Apresenta os formatos liberados para esse BI no WEB.
Painel Parâmetros	Exibe os campos do filtro selecionado.
Resumo de parâmetros	Permite conferir em texto a seleção informada, conforme a aba de resumo apresentada pela tela.
Resultado	Exibe o acompanhamento e o arquivo obtido pela ação Gerar e aguardar, conforme o formato.

Utilize Trocar BI para retornar à seleção de relatórios. Confira o novo perfil e os parâmetros após escolher outro BI: os valores de um relatório não representam automaticamente a seleção adequada para outro.

Como preencher os filtros

Expanda o grupo Filtros.
Clique no parâmetro ou grupo que deseja configurar.
Preencha os campos exibidos à direita.
Se houver itens subordinados, expanda-os e confira também seus valores.
Repita a conferência até atender aos parâmetros obrigatórios.

Os controles dependem do BI: podem ser campos de data, números, texto, opções ou seleções de cadastros. Utilize a pesquisa e as opções apresentadas pelo próprio filtro, quando disponíveis.

Conferência dos valores

Confira datas inicial e final e a finalidade de cada uma, conforme a descrição do relatório.
Em seleções de cadastros, confira os registros escolhidos; não substitua uma pesquisa por um nome digitado em outro campo.
Em intervalos e seleções múltiplas, confira todos os valores apresentados.
Não presuma que deixar um filtro em branco significa “todos”. Essa interpretação depende da definição do BI.
Confira os valores carregados pelo perfil antes de gerar um novo período ou uma nova seleção.

Ao gerar, o sistema valida os parâmetros obrigatórios e a compatibilidade de seus valores com o tipo esperado. Caso haja problema, leia a mensagem, selecione o filtro indicado, corrija o conteúdo e gere novamente.

Perfis: reutilizar seleções frequentes

Os perfis permitem manter conjuntos de preferências para um mesmo BI. Por exemplo, você pode organizar uma seleção recorrente por período ou por grupo de registros, quando esses filtros existirem no relatório.

No uso normal do recurso 748, são utilizados perfis do usuário. A tela carrega o perfil padrão disponível; quando não há perfil, o fluxo pode criar um padrão para permitir a utilização.

Ação	Como utilizar
Selecionar	Escolha um perfil no campo Perfil padrão. Confira os parâmetros e o formato que foram carregados.
Criar	Utilize a ação de novo perfil junto ao seletor e informe uma descrição que identifique a finalidade da seleção.
Editar	Utilize a ação de edição do perfil para ajustar as informações apresentadas pela janela.
Excluir	Utilize a ação de exclusão e confira o perfil indicado antes de confirmar. Excluir o perfil não exclui o cadastro do BI.

A geração grava os parâmetros e o formato no perfil utilizado. A análise com a Nanda também utiliza o fluxo de gravação do perfil. Confira qual perfil está selecionado antes de gerar com uma seleção eventual.

Criar um perfil não garante que ele passe a ser o selecionado quando já existe outro em uso. Depois de criá-lo, confira a seleção antes de preencher e gerar.

Um perfil pertence a um BI. Não é possível utilizar o identificador de um perfil de outro relatório para substituir a seleção atual. Perfis globais também são utilizados em outros fluxos, como testes e configurações de geração; não os confunda com os perfis pessoais do uso normal desta tela.

Escolha do formato

Os formatos disponíveis são definidos no cadastro do BI e liberados para o sistema WEB. A existência de um formato no ERP não significa que ele estará disponível em todos os relatórios.

Grupo de formatos	Uso habitual
PDF / Visualizar	Conferir a apresentação do relatório e suas páginas.
Planilhas, como XLS e XLSX	Abrir o resultado em um aplicativo de planilhas. A apresentação depende do formato e da estrutura do BI.
Documentos, como DOCX, RTF e ODT	Abrir o arquivo em um aplicativo compatível.
Dados diretos, como CSV, XML e JSON	Utilizar dados em formato de intercâmbio, quando liberado pelo BI.
Outros formatos	Utilizar as opções específicas disponibilizadas para o relatório.

Formatos de planilha com apresentação de relatório e formatos de dados diretos podem produzir organizações diferentes. Não presuma que todos os formatos exibam cabeçalhos, agrupamentos, imagens e totais da mesma maneira.

Na ação Gerar e aguardar, as opções Visualizar e Imprimir são convertidas em PDF para apresentar um arquivo no navegador. Isso não envia o documento diretamente a uma impressora local.

Gerar BI e Gerar e aguardar

Ação	Funcionamento
Gerar BI	Inicia a geração em segundo plano. Acompanhe o processamento pelo painel de tarefas e obtenha o resultado quando estiver concluído.
Gerar e aguardar	Inicia a geração em segundo plano e acompanha sua conclusão na própria tela, abrindo a área de resultado.

As duas ações exigem um formato e um perfil selecionados e utilizam os parâmetros informados. A geração pode demorar conforme o volume de dados e o processamento do BI.

Uma mensagem de início ou processamento não significa que o relatório já esteja pronto. Aguarde a conclusão antes de repetir a solicitação. Gerar novamente pode iniciar outra tarefa para a mesma seleção.

Acompanhamento e cancelamento

Enquanto a ação Gerar e aguardar estiver processando, a tela apresenta a indicação de geração e a opção Cancelar. Essa opção solicita o cancelamento da tarefa e encerra o acompanhamento dessa tela.

Sair da página não equivale a cancelar o processamento: a tarefa pode continuar e permanecer disponível no painel de tarefas. Confira o painel antes de iniciar outra geração.

Se ocorrer erro durante o processamento, a área de resultado pode apresentar os detalhes. Utilize Editar parâmetros para retornar aos filtros e corrigir a seleção quando necessário.

Como utilizar o resultado

Na geração acompanhada, a forma de abertura depende do arquivo:

PDF: visualização no navegador, com opções de download e de abertura em nova aba.
HTML, SVG e formatos de texto, como TXT, CSV, XML e JSON: apresentação na área de resultado conforme o suporte do navegador.
Formatos que não são exibidos nessa área, como planilhas e documentos: download para abertura em um aplicativo compatível. A tela também oferece a opção de baixar novamente.

Se um PDF não for exibido, confira o suporte a PDF do navegador e utilize o download para abrir em um leitor compatível. Para planilhas e documentos, utilize um programa que reconheça o formato escolhido.

Editar parâmetros e ver o resultado anterior

Depois de gerar:

Utilize Editar parâmetros para voltar à seleção.
Ajuste os filtros e gere novamente quando desejar um resultado atualizado.
Se disponível, utilize Ver resultado para retornar ao arquivo já obtido.

Editar um parâmetro não altera o arquivo que já foi gerado. Ver resultado pode mostrar o arquivo anterior. Para refletir novos filtros ou dados atualizados, execute outra geração.

Analisar com a Nanda

Quando a capacidade de análise de BI estiver disponível na instalação, a tela apresenta Analisar com a Nanda.

Selecione o BI, o perfil e o formato.
Confira os parâmetros, como faria para gerar o relatório.
Clique em Analisar com a Nanda.
Aguarde a preparação dos dados e a abertura da conversa.
Faça perguntas sobre os resultados, indicando o que deseja comparar ou compreender.

A ação executa o BI com os parâmetros da tela e prepara um contexto com a identificação do relatório, os parâmetros e os dados retornados para a conversa de análise. Ela não analisa apenas a aparência do PDF ou da planilha.

Exemplos de perguntas, quando os campos correspondentes existirem no BI:

“Quais grupos concentram o maior valor?”
“Quais registros têm resultados muito diferentes dos demais?”
“Resuma os principais valores e indique os campos usados na comparação.”

Limites da análise

O BI precisa retornar dados tabulares. Uma saída que produz somente um arquivo não atende a essa análise.
Se não houver linhas, confira os filtros e o período antes de solicitar a análise novamente.
O contexto utiliza até 1.000 linhas e também possui limite de volume de texto. Quando há corte, a conversa recebe a indicação de que parte dos dados ficou de fora.
Para analisar um conjunto grande, restrinja o período ou a seleção, ou utilize um BI resumido que responda à pergunta desejada.
Uma análise parcial não substitui a conferência dos totais do relatório completo.

A ação pode estar disponível também na área de resultado. Ela executa o BI com os parâmetros disponíveis para preparar o contexto; se os dados da base mudaram, não presuma que seja uma leitura estática do arquivo gerado anteriormente.

Uso a partir de outros recursos

O ERP pode abrir a seleção de BIs pelo botão da barra de outro recurso. Nessa situação, são consideradas as associações do relatório com o recurso e as permissões do usuário.

Há também fluxos em que essa tela auxilia operações de e-mail, como seleção de destinatários ou anexos. Nesses casos, siga a finalidade indicada pela tela de origem: a ação Gerar pode retornar dados para essa operação, em vez de apresentar o relatório no fluxo normal. Gerar um relatório no acesso comum ao recurso 748 não envia um e-mail automaticamente.

Para geração recorrente de arquivos em pastas configuradas, consulte 1684 — Geração de Arquivos BI.

Exemplo de uso: conferir um relatório por período

Considere um BI já disponível que possua filtros de período:

Pesquise e selecione o relatório.
Confira o perfil selecionado. Se desejar manter uma seleção própria, crie e selecione um perfil com uma descrição adequada.
Expanda Filtros e selecione o parâmetro de período.
Preencha as datas solicitadas pelo BI e confira os demais filtros obrigatórios.
Selecione PDF, caso esteja liberado.
Clique em Gerar e aguardar.
Confira no resultado o período, os registros e os totais apresentados.
Para outro período, utilize Editar parâmetros, altere as datas e gere novamente.

Esse exemplo não cria filtros novos: se o BI escolhido não possuir um parâmetro de período, sua inclusão deve ser avaliada no cadastro do relatório.

Dúvidas e problemas frequentes

Situação	O que verificar
O BI não aparece	Confira a pesquisa, a empresa, a situação do BI e a liberação para o grupo do usuário. Se veio de outro recurso, confira sua associação com ele.
Os parâmetros não aparecem	Aguarde o carregamento, expanda a árvore Filtros e selecione um item. Confira também se o BI possui filtros definidos.
O sistema solicita parâmetro obrigatório	Selecione o filtro indicado, preencha um valor compatível e confira itens subordinados na árvore.
O formato desejado não aparece	Confira os formatos liberados para o BI no WEB. O usuário não cria uma nova opção de formato nessa tela.
O sistema solicita um perfil	Selecione um perfil disponível e confira se ele pertence ao BI utilizado. Aguarde o carregamento ou crie um perfil pelo seletor, conforme as opções disponíveis.
A geração ainda não apresentou o arquivo	Confira se usou Gerar BI ou Gerar e aguardar, acompanhe a tarefa e leia eventual erro. Evite iniciar várias gerações enquanto a primeira está processando.
A planilha foi baixada, mas não aparece na área de resultado	Esse formato pode exigir abertura em aplicativo externo. Utilize o arquivo baixado ou a opção de download da tela.
Voltei ao resultado e os valores continuam antigos	Ver resultado retorna ao arquivo já obtido. Gere novamente para aplicar os parâmetros alterados ou buscar dados atualizados.
A Nanda não está disponível	Confira com o responsável pela instalação a disponibilidade da capacidade de análise de BI.
A Nanda informa ausência de dados ou corte de linhas	Confira os filtros. Para grandes resultados, utilize uma seleção menor ou um BI resumido e considere a abrangência indicada no contexto da análise.