380 Encerramento Exercicio Contabil

Modulo_Contabilidade_Financeira

Neste recurso é executado o encerramento contábil do exercício da empresa.

Para isso, entende-se que toda a contabilidade está ajustada, conciliada e conferida.

O encerramento do período contábil em si, é um processo bem simples, porém, pode ser demorado, dependendo do volume de lançamentos e dados a serem processados.

É indicado que seja realizado fora do expediente para não prejudicar o ambiente operacional da empresa.

Conceitos

O encerramento contábil visa finalizar determinado período de uma empresa com a respectiva apuração dos resultados desta, sejam estes Lucro ou Prejuízo. É interessante conhecer os grupos de planos de conta(Case_Plano_Contas), para posteriormente entender os fundamentos do Encerramento Contábil.

O encerramento contábil ocorre trimestralmente ou anualmente conforme opção e regime tributário da empresa.

Independente do período, o processo é o mesmo: apurar o resultado.

Portanto, temos 3 grupos de contas a se saber:

• Despesas ou Custos
• Receitas
• Resultado líquido do exercício

As contas de Despesas e Receitas são contas denominas de Resultado. Inclusive, a natureza do plano de contas, informadas em seu cadastro, deve obrigatoriamente ser este. Por outro lado, a de Resultado líquido do exercício é classificada como Outros.

O encerramento basicamente consiste em zerar os saldos destas contas de resultado com a respectiva contrapartida na conta de Resultado líquido do exercício, sendo:

• Se saldo da conta de receita/despesa for Credor: debita conta de receita/despesa e credita conta de resultado do exercício;
• Se saldo da conta de receita/despesa for Devedor: credita conta de receita/despesa e debita conta de resultado do exercício;

Ao realizar os devidos lançamentos em cada conta, teremos na conta de resultado um saldo final, que diz respeito ao resultado pré encerramento:

• Se saldo da conta resultado for credor: ocorreu um prejuízo no periodo contábil encerrado, conforme o saldo final.
• Se saldo da conta resultado for devedor: ocorreu um lucro no período contábil encerrado, conforme o saldo final.

Conforme as respectivas parametrizações para a criação dos lançamentos de lucro ou prejuízo, após o saldo da conta de resultado líquido é transferido para as contas informadas. As contas de lucro ou prejuízo são do grupo Patrimônio Liquido, um subgrupo do passivo.

Antes de Continuar

• Os lançamentos contábeis devem estar finalizados, pois após o encerramento não é possível efetuar nenhum outro tipo de lançamento.

• Serão obedecidos os saldos das contas de resultado do período em questão.

• No caso de empresas enquadradas em Apuração Trimestral, a empresa terá 4 encerramentos anuais, caso a empresa encerre anualmente poderá acarretar erros e inconsistências no envio da ECF - Escrituração Contábil Fiscal.

Fluxo Principal

• Informe o período em que deseja encerrar:
  • Informe o ano “AAAA”, mês "MM" em questão e o período referente - Data inicial e Data final.

O sistema sugere as datas inicial e final deste encerramento.

• Logo abaixo, defina a opção para o encerramento:
  • Em caso de encerramentos trimestrais: 1 Trimestre, 2 Trimestre, 3 Trimestre 4 Trimestre;
  • Mensal para encerramentos Mensais;
  • Anual para Encerramentos Anuais.

Os encerramentos deverão acontecer sequencialmente, ou seja, para encerramento anual deverá haver o encerramento do ano imediatamente anterior ao ano encerrado.
Para encerramento trimestral, deverá haver o encerramento do trimestre imediatamente anterior ao trimestre encerrado.
Obs.: A regra acima não se aplica para encerramentos iniciais.

• Informe a Conta de Encerramento, por exemplo 5.2.1.01.00001 - Resultado Líquido do Período (Contas de Resultado).

A conta de resultado informada tem que possuir natureza de operação “Outros” e seu saldo deverá ser 0 (zero). 

• Informe o histórico padronizado do lançamento que será gerado.

O próprio Mentor se encarrega em gerar o lançamento de distribuição de lucros/prejuízos.

Para isso:

• Informe a Conta de Lucros - por exemplo 2.3.1.03.00005 - Lucros do Exercício (Patrimônio Líquido);
• Informe a Conta de Prejuízos, por exemplo 2.3.1.03.00006 - (-) Prejuízos do Exercício (Patrimônio Líquido);
• Para o histórico, informe, por exemplo, "Valor transferido para encerramento do exercício de 20XX."

Após o preenchimento, salve o Encerramento e aguarde. Ao final, o Mentor irá lhe informar o status do processo e se houve êxito.

Será gerado um lote de lançamento contendo todos os lançamentos relativos à transferência dos saldos das contas de resultado (receitas e despesas) para a conta de encerramento.

 Consulte o plano de contas de referência utilizado pela Touch Comp: https://touchcomp.mywikis.net/wiki/Case_Plano_Contas 

Problemas e Soluções

Lotes Inconsistentes

Caso o Mentor lhe informe esta condição, quer dizer que existem lotes onde o total dos débitos divergem do total dos créditos, violando assim a principal regra da contabilidade. Esse erro, geralmente acontece pois, para realizar o encerramento do período, são necessários lançamentos de ajustes manuais, podendo ser realizado de forma indevida, e/ou pelo esquecimento do mesmo.
Utilize o relatório "BI - 43 - Listagem Lotes Contábeis Inconsistentes" para verificar quais são os lotes.

Contas de Resultado não zeraram (Receita/Despesa)

Neste caso, as naturezas das contas não foram corretamente definidas. Estas devem ser definidas como: 04 - Resultado.

Importante ressaltar que após o encerramento, o período é bloqueado, não sendo permitido nenhum tipo de alteração.

Estorno Encerramento

Caso necessário, você pode estornar o encerramento contábil para modificações. Para tal, basta pesquisar no Recurso 380 e efetuar a exclusão do Encerramento.

Bloqueio:

Quando houver bloqueios no recurso 721-Bloqueio Lançamento Contabil não é possível excluir o encerramento, retorna erro E.BD.CONT.10 Período Bloqueado para alterações contábeis). Desfaça a operação antes de excluir.

Débitos vs Créditos não fecham

Os débitos e créditos em seus totais, devem ser iguais. Afinal um lançamento contábil sempre deve haver as devidas contrapartidas do mesmo valor.

Se ao encerrar o período contábil, estes valores não baterem, existem inconsistências na contabilidade que atentam contra esta natureza. As causas, em ordem de ocorrência:

1. Inconsistências Lotes Contábeis: um lote contábil pode conter n lançamentos. O total de créditos e de débitos devem ser iguais. Pode ocorrer, em parametrizações incorretas ou principalmente em lançamentos manuais, de faltar uma contrapartida, deixando o lote inconsistente. Neste caso, utilize o BI 2389 - Lotes Contábeis Inconsistentes (ver Case_BI_2389)para verificar se existem e quais lotes estão com problemas e assim corrigi-los;
2. Plano de Contas com natureza incorreta: Os planos de contas devem possuir as naturezas corretas, especialmente as contas de Despesas/Receitas. Normalmente são os grupos iniciados com 3 ou 4. Portanto, ao encerrar o período, verifique se o saldo final destes grupos é 0. Caso não, verifique as contas que não zeraram e ajuste as suas naturezas.
3. Importação de saldos: Retire o balancete contábil do período imediatamente anterior ao encerramento. Se o total de débitos e créditos não fechar, o problema está na importação destes saldos que foi incorreta. Portanto será necessário ajustar a importação de saldos para posteriormente realizar um novo encerramento.
4. Intervenções via banco de dados: intervenções diretamente no banco de dados devem ser em último caso, e como são feitas diretamente no banco, não passam pelas respectivas validações do ERP. Portanto, tais intervenções podem provocar discrepâncias nos valores e assim provocar este problema. Se houver histórico de intervenções, sugerimos que a contabilidade seja totalmente reprocessada, para então ser realizado o encerramento contábil.