2027 Central Documentos Anexos

Documentos_Anexos

Este recurso permite anexar, organizar, visualizar e gerenciar documentos relacionados a cadastros do sistema diretamente no ambiente Web.

A Central de Documentos possibilita que arquivos fiquem centralizados por registro, garantindo histórico, rastreabilidade e fácil acesso às informações, substituindo o processo manual ou descentralizado de armazenamento de documentos.

Além dos arquivos, a Central permite registrar fichas técnicas e uma observação para o registro selecionado — informações estruturadas que acompanham o cadastro sem precisar de um campo próprio na tela de origem.

Objetivo

A Central Documentos – Anexos tem como objetivo permitir que usuários operacionais, analistas e gestores anexem e consultem documentos e informações complementares vinculados a diferentes cadastros do sistema.

O recurso apoia a operação ao:

Centralizar documentos em um único local, organizados por cadastro.
Classificar cada arquivo por tipo de arquivamento, facilitando auditorias e conferências.
Registrar fichas técnicas padronizadas, com campos definidos por modelo.
Evitar perda de arquivos e retrabalho.
Garantir histórico organizado por cadastro.

Onde este recurso é utilizado

A Central não guarda documentos "soltos": todo arquivo, ficha técnica ou observação fica sempre amarrado a um registro de um cadastro específico do sistema. Por isso ela pode ser usada de duas formas:

Acesso direto pelo menu

Ao abrir a Central pelo menu, o sistema apresenta a lista de recursos que aceitam anexos. Você escolhe o recurso, pesquisa o registro e trabalha os documentos dele. É o caminho usado quando se quer consultar ou organizar documentos de vários cadastros na mesma sessão.

Acesso por hot-link, de dentro de outro recurso

Diversos cadastros possuem um atalho que abre a Central já posicionada naquele registro. Nesse modo, as etapas de escolha do recurso e de pesquisa do cadastro ficam desabilitadas — o sistema já sabe de qual registro se trata, e a tela abre direto nos documentos.

É o caminho mais usado no dia a dia: o usuário está no cadastro, precisa anexar um documento e não perde o contexto.

Consequência prática: os documentos anexados pela Central aparecem para quem abrir aquele mesmo registro por qualquer um dos dois caminhos. Não existe anexo "particular" de um caminho de acesso.

Pré-requisitos

Permissão de acesso ao recurso 2027 – Central Documentos – Anexos.
Permissão para pesquisar cadastros e visualizar documentos.
Existência prévia do cadastro ao qual os documentos serão vinculados — não é possível anexar sem antes selecionar um registro.
Cadastro de Tipos de Arquivamento, caso deseje classificar os arquivos por tipo. É opcional: sem tipos cadastrados, o arquivo é anexado normalmente, apenas sem classificação.
Para usar fichas técnicas: modelos cadastrados no 128 Modelo Ficha Tecnica. A ficha preenchida na Central sempre parte de um modelo — não é possível criar campos avulsos aqui.

Fluxo Principal

A tela é organizada em quatro etapas, exibidas no topo:

Pesquisa Recurso — escolha o recurso (cadastro) ao qual o documento será vinculado.
Pesquisa Cadastro — pesquise e selecione o registro específico.
Documentos — organize pastas, anexe arquivos e preencha fichas técnicas e observação.
Visualização — visualize os arquivos anexados.

Quando a Central é aberta pelo atalho de dentro de outro recurso, as duas primeiras etapas ficam desabilitadas e o fluxo começa direto em Documentos.

Na etapa Documentos, o conteúdo é dividido em três abas:

Anexos — a árvore de pastas e arquivos do registro.
Fichas Técnicas — as fichas preenchidas para o registro.
Observações — um texto livre para o registro.

Orientação para preenchimento de campos

Etapas de seleção

Nome do campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Recurso	Definir o cadastro base	Selecione, na lista de recursos, aquele ao qual os documentos pertencem. Etapa pulada quando a Central é aberta por atalho de outro recurso.
Cadastro	Identificar o registro	Pesquise pelo identificador ou pela descrição e selecione o registro que receberá os anexos. Enquanto nenhum registro estiver selecionado, as ações de anexar ficam bloqueadas.

Aba Anexos — colunas da árvore

Coluna	Objetivo	Orientação de preenchimento
Nome	Identificar a pasta ou o arquivo	Editável na própria linha. Pastas novas entram com um nome padrão; renomeie para algo que facilite a consulta futura.
Tipo	Classificar o documento	Selecione o Tipo de Arquivamento conforme a finalidade do arquivo. Opcional.
Observação	Informações adicionais do item	Texto livre para complementar o contexto daquele arquivo ou pasta. Não confundir com a aba Observações, que é do registro inteiro.
Ações	Executar operações sobre a linha	Reúne os botões de adicionar arquivo, visualizar, baixar e remover, conforme a linha seja uma pasta ou um arquivo.

Aba Fichas Técnicas

Campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Modelo Ficha Técnica	Definir quais campos a ficha terá	Ao adicionar, escolha um modelo cadastrado no 128 Modelo Ficha Tecnica. O modelo não é editável depois — para trocar, remova a ficha e adicione outra.
Especificações	Preencher os campos do modelo	Abre a janela com os campos daquele modelo. Ver detalhamento em Funcionalidades.

Dentro da janela de Especificações:

Campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Descrição	Nome do campo, vindo do modelo	Somente leitura. É definido no cadastro do modelo.
Valor	Conteúdo do campo	Editável. Quando o modelo prevê opções pré-definidas para aquele campo, o sistema apresenta uma lista de seleção; quando não prevê, apresenta um campo de texto livre.

Aba Observações

Campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Observação	Registrar um comentário geral sobre o registro	Texto livre, um por registro. Vale para o cadastro inteiro, não para um arquivo específico.

Funcionalidades

Organização em pastas e arquivos

Os anexos são exibidos em árvore. Uma pasta (agrupamento) reúne arquivos relacionados; dentro dela ficam os arquivos. É possível criar quantas pastas forem necessárias para o mesmo registro.

Criar pasta — cria um agrupamento novo, com nome padrão, pronto para ser renomeado.
Anexar arquivo — inclui um ou mais arquivos dentro de uma pasta.
Edição na linha — nome, tipo e observação são alterados clicando diretamente sobre a célula, sem abrir outra tela.

Visualização

Visualizar arquivo — abre o documento na própria tela, quando o formato permitir.
Visualizar arquivos da pasta — abre a visualização de todos os arquivos daquela pasta, permitindo navegar entre eles.

Formatos que o navegador não consegue exibir não abrem na tela; nesse caso, use o download.

Download

Baixar um arquivo — baixa o documento selecionado.
Baixar uma pasta — baixa todos os arquivos daquela pasta de uma vez.

A seleção precisa ser coerente: o download aceita uma pasta inteira ou um ou mais arquivos, mas não uma mistura de pastas diferentes na mesma operação.

Exclusão

Remover arquivo e Remover pasta — ambos pedem confirmação antes de executar.
A exclusão é definitiva. Removida a pasta, os arquivos dentro dela vão junto.

Fichas Técnicas

Permite registrar informações estruturadas sobre o registro, a partir de modelos previamente cadastrados.

Na aba Fichas Técnicas, adicione uma ficha escolhendo um modelo no 128 Modelo Ficha Tecnica — um modelo por vez.
A ficha entra na lista já com os campos previstos naquele modelo.
Clique em Especificações para abrir a janela e preencher os valores.
Campos com opções pré-definidas no modelo aparecem como lista de seleção; os demais, como texto livre.

É possível adicionar mais de uma ficha para o mesmo registro, cada uma de um modelo diferente.

Observação do registro

A aba Observações guarda um texto livre único para o registro selecionado — útil para um histórico ou uma instrução que não cabe em nenhum arquivo específico.

Gravação das informações complementares

Fichas técnicas e observação só são gravadas quando há conteúdo real: se nenhuma ficha for adicionada e a observação ficar vazia, o sistema não cria registro algum. Isso evita acumular registros vazios e é o comportamento esperado — não é falha de gravação.

Problemas e Soluções

Problema	Solução
"Selecione um registro para associar o arquivo."	Nenhum cadastro foi selecionado. Volte à etapa Pesquisa Cadastro, selecione o registro e repita a operação.
"Registro não encontrado." / "Registro não encontrado para associar o arquivo."	O registro selecionado não pôde ser localizado — normalmente porque foi excluído por outro usuário ou a pesquisa ficou desatualizada. Refaça a pesquisa do cadastro.
"Selecione 1 agrupamento (doc) ou 1+ itens para fazer download."	A seleção mistura pastas e arquivos, ou está vazia. Selecione uma pasta inteira, ou apenas arquivos, e tente novamente.
"Nenhum item válido para download."	Os itens marcados não são arquivos baixáveis (por exemplo, apenas pastas vazias). Expanda a pasta e selecione os arquivos.
"Agrupamento inválido para download."	A pasta selecionada não está em condições de ser baixada, normalmente por não conter arquivos. Confira o conteúdo dela.
"Nenhum arquivo nesta pasta para visualizar."	A pasta está vazia. Anexe arquivos antes de usar a visualização em lote.
"Item inválido para visualização."	A linha selecionada não é um arquivo visualizável — verifique se você não selecionou uma pasta.
"Erro ao baixar arquivo." / "Erro ao baixar arquivos da pasta."	Falha ao recuperar o arquivo. Tente novamente; persistindo, verifique com o suporte se o arquivo continua armazenado.
"Erro ao carregar arquivo para visualização." / "Erro ao carregar arquivos para visualização."	O arquivo não pôde ser aberto na tela. Use o download para abri-lo pelo aplicativo do seu computador.
Documento não abre na tela	O formato não é exibível pelo navegador. Utilize a opção de download para visualizar o arquivo externamente.
Não consigo anexar documentos	Verifique se um cadastro foi selecionado antes de anexar. Sem registro selecionado, as ações de anexo ficam bloqueadas.
Preenchi a observação (ou adicionei fichas) e nada foi gravado	Confirme se a observação não ficou apenas com espaços e se a ficha realmente foi adicionada à lista. Sem ficha e sem observação preenchida, o sistema não grava nada — é o comportamento previsto.
Adicionei a ficha técnica mas os campos vieram em branco	Os campos vêm do modelo escolhido. Clique em Especificações para preenchê-los. Se o modelo não trouxe campo nenhum, revise o cadastro dele no 128 Modelo Ficha Tecnica.
Preciso trocar o modelo de uma ficha já adicionada	O modelo não é editável depois de adicionado. Remova a ficha e adicione outra com o modelo correto.
Abri a Central por dentro de um cadastro e não consigo trocar o recurso	Comportamento esperado. No acesso por atalho, as etapas de pesquisa ficam desabilitadas porque o registro já vem definido. Para trabalhar outro cadastro, abra a Central pelo menu.

Exemplos de Uso

Operador administrativo — anexar contrato ao cadastro do cliente

Abre a Central pelo menu e seleciona o recurso de clientes.
Pesquisa o cliente "Comercial Silva Ltda" e o seleciona.
Na aba Anexos, cria a pasta "Contratos".
Anexa o PDF do contrato digitalizado dentro dela e classifica o Tipo como "Contrato".
Ajusta o nome do arquivo para "Contrato de Fornecimento 2026" e salva.

Analista — conferir documentação sem sair do cadastro

Está no cadastro do fornecedor e aciona o atalho da Central.
A tela abre direto nos documentos daquele fornecedor, sem precisar pesquisar.
Expande a pasta "Documentos Fiscais" e usa Visualizar arquivos da pasta para navegar entre as certidões.

Gestor — registrar ficha técnica de um produto

Abre a Central para o registro do produto.
Na aba Fichas Técnicas, adiciona uma ficha escolhendo o modelo cadastrado para aquele tipo de produto.
Clica em Especificações e preenche os campos: os que têm opções pré-definidas são escolhidos na lista, os demais digitados livremente.
Na aba Observações, registra a orientação de uso e salva.

Auditoria — baixar toda a documentação de um registro

Localiza o registro pela Central.
Seleciona a pasta desejada e usa o download da pasta para baixar todos os arquivos de uma vez.

Observações Gerais

Sempre selecione o cadastro antes de anexar. Enquanto nenhum registro estiver selecionado, as ações de anexo permanecem bloqueadas.
A exclusão é definitiva — revise antes de remover. Excluir uma pasta remove também os arquivos dentro dela.
Utilize descrições padronizadas e organize os documentos em pastas: é o que torna a consulta futura viável quando o volume cresce.
O Tipo de Arquivamento é opcional, mas recomendado — é ele que permite filtrar e auditar os documentos por finalidade.
A observação da aba Observações é do registro inteiro; a coluna Observação da aba Anexos é do arquivo ou pasta específica. São informações diferentes e não se substituem.
A ficha técnica sempre parte de um modelo. Não é possível criar campos avulsos na Central — o que estiver faltando precisa ser incluído no modelo, no 128 Modelo Ficha Tecnica.
Fichas técnicas e observação só são gravadas quando há conteúdo preenchido.

Benefícios do Recurso

Centralização dos documentos por cadastro, com histórico e rastreabilidade.
Redução de perda de arquivos e do armazenamento descentralizado em pastas de rede.
Acesso sem troca de contexto, pelo atalho de dentro do próprio cadastro.
Padronização das informações técnicas, por meio de modelos de ficha.
Facilidade de auditoria, com classificação por tipo e download em lote.
Ganho de produtividade no dia a dia.

Glossário de Termos

Arquivamento — Processo de armazenamento de documentos no sistema, vinculado a um registro.
Pasta (agrupamento) — Conjunto que reúne arquivos relacionados dentro de um mesmo registro.
Tipo de Arquivamento — Classificação do documento conforme sua finalidade.
Cadastro — Registro principal ao qual o documento está vinculado.
Hot-link — Acesso direto à funcionalidade a partir de outro recurso, já posicionado no registro.
Ficha Técnica — Conjunto de informações estruturadas preenchidas a partir de um modelo.
Modelo de Ficha Técnica — Cadastro que define quais campos a ficha terá e quais deles possuem opções pré-definidas.
Especificações — Janela onde os campos de uma ficha técnica são preenchidos.

Links Relacionados

128 Modelo Ficha Tecnica — cadastro dos modelos usados na aba Fichas Técnicas.
Tipo Arquivamento Anexo — cadastro dos tipos usados para classificar os arquivos.