2027 Central Documentos Anexos
2027 — Central Documentos – Anexos
Este recurso permite anexar, organizar, visualizar e gerenciar documentos relacionados a cadastros do sistema diretamente no ambiente Web. A Central de Documentos possibilita que arquivos fiquem centralizados por registro, garantindo histórico, rastreabilidade e fácil acesso às informações, substituindo o processo manual ou descentralizado de armazenamento de documentos.
Objetivo
A Central Documentos – Anexos tem como objetivo permitir que usuários operacionais, analistas e gestores anexem e consultem documentos vinculados a diferentes cadastros do sistema.
O recurso apoia a operação ao:
- Centralizar documentos em um único local.
- Facilitar auditorias e conferências.
- Evitar perda de arquivos e retrabalho.
- Garantir histórico organizado por cadastro.
Pré-requisitos
- Permissão de acesso ao recurso Central Documentos – Anexos.
- Permissão para pesquisar cadastros e visualizar documentos.
- Existência prévia do cadastro ao qual os documentos serão vinculados.
- Cadastro de Tipos de Arquivamento de Documento, caso desejar, recurso 2027 - Tipo Arquivamento Anexo
Fluxo Principal
- Acesse o menu 2027 – Central Documentos – Anexos.
- Selecione o recurso (cadastro) ao qual o documento será vinculado.
- Pesquise e selecione o registro desejado.
- Visualize as pastas e documentos já anexados.
- Crie novas pastas, anexe arquivos ou visualize documentos existentes.
- Utilize as ações disponíveis para download, exclusão ou visualização.
Orientação para preenchimento de campos
| Nome do campo | Objetivo | Orientação de preenchimento |
|---|---|---|
| Recurso | Definir o cadastro base | Selecione o recurso ao qual os documentos pertencem. |
| Cadastro | Identificar o registro | Escolha o cadastro específico que receberá os anexos. |
| Descrição | Identificar a pasta ou arquivo | Utilize descrições claras para facilitar futuras consultas. |
| Tipo de Arquivamento | Classificar o documento | Selecione o tipo conforme a finalidade do arquivo. |
| Observação | Informações adicionais | Use para complementar o contexto do documento anexado. |
Funcionalidades
- Anexar documentos
Permite incluir um ou mais arquivos em uma pasta vinculada ao cadastro.
- Criação de pastas
Organiza os documentos por grupos, facilitando a navegação.
- Visualização de arquivos
Exibe documentos diretamente na tela quando o formato permitir.
- Download de arquivos
Permite baixar um ou mais documentos conforme seleção.
- Exclusão de arquivos e pastas
Remove documentos ou pastas mediante confirmação.
- Edição de informações
Possibilita alterar descrição, tipo e observação dos documentos.
- Acesso por hot-link
Permite abrir diretamente a aba de documentos a partir de outros recursos.
Problemas e Soluções
| Problema | Solução |
|---|---|
| Não consigo anexar documentos | Verifique se um cadastro foi selecionado antes de anexar. |
| Documento não abre na tela | Utilize a opção de download para visualizar o arquivo externamente. |
Exemplos de Uso
- Operador Administrativo
Anexa contratos e documentos digitalizados ao cadastro de um cliente.
- Analista
Consulta documentos anexados para conferência de informações.
- Gestor
Visualiza documentos diretamente no sistema durante auditorias ou análises.
Observações Gerais
- Sempre selecione corretamente o cadastro antes de anexar documentos.
- Utilize descrições padronizadas para facilitar pesquisas futuras.
- Organize documentos em pastas para melhor controle.
- Revise os arquivos antes de excluir, pois a exclusão é definitiva.
Benefícios do Recurso
- Centralização de documentos.
- Redução de perda de arquivos.
- Facilidade de acesso e auditoria.
- Organização e padronização das informações.
- Ganho de produtividade no dia a dia.
Glossário de Termos
- Arquivamento — Processo de armazenamento de documentos no sistema.
- Hot-link — Acesso direto à funcionalidade a partir de outro recurso.
- Tipo de Arquivamento — Classificação do documento conforme sua finalidade.
- Cadastro — Registro principal ao qual o documento está vinculado.