1238 Modelo Planilha Cotacao Compra

O recurso Modelo Planilha Cotacao Compra permite cadastrar e manter modelos de planilha Excel que serão utilizados no processo de cotação de compra. A partir desse cadastro, o sistema sabe qual arquivo Excel deve ser usado como modelo e em quais posições da planilha cada informação da cotação deve ser preenchida ou lida.

Com esse recurso, o usuário parametriza campos como fornecedor, cotação, produto, quantidade, valor unitário, prazo de entrega e condição de pagamento, informando a linha, a coluna e, quando necessário, o salto entre registros. Essa configuração viabiliza a integração prática com o recurso 1066 — Cotacao Compra, onde a planilha pode ser gerada com dados já preenchidos e, posteriormente, importada com as respostas do fornecedor.

Objetivo

O objetivo da tela é permitir que a empresa padronize a troca de informações de cotação com fornecedores por meio de uma planilha Excel controlada pelo sistema.

Esse recurso é utilizado por usuários responsáveis pela parametrização do processo de compras, analistas de ERP, equipes de suprimentos e gestores que precisam garantir que os dados enviados aos fornecedores estejam organizados, completos e no local correto da planilha.

A tela apoia a tomada de decisão ao reduzir retrabalho, evitar preenchimentos manuais incorretos e permitir que as informações respondidas pelo fornecedor retornem para a cotação de compra de forma estruturada. Ao definir corretamente as chaves, linhas e colunas, o sistema consegue preencher e atualizar os dados da cotação com maior segurança e eficiência.

Pré-requisitos

O usuário deve possuir permissão para acessar e manter o recurso 1238 — Modelo Planilha Cotacao Compra.
O usuário deve possuir permissão para utilizar o recurso 1066 — Cotacao Compra, quando for gerar ou importar planilhas no processo de cotação.
Deve existir um arquivo Excel preparado para ser usado como modelo da cotação.
O campo Caminho do Arquivo deve ser utilizado para carregar o Excel que servirá como base do modelo.
As chaves parametrizadas devem corresponder aos dados utilizados na cotação de compra, como fornecedor, produto, quantidade, valor, prazo e condição de pagamento.
Para que uma chave seja considerada no preenchimento ou leitura da planilha, o campo Utilizar deve estar marcado.
As informações de linha e coluna devem indicar exatamente em qual célula da planilha cada dado será preenchido ou lido.
Quando houver repetição de itens, o campo Salto deve ser configurado para indicar o deslocamento entre uma linha de item e outra.
Quando houver itens de cotação com o mesmo produto e a mesma grade, recomenda-se parametrizar e utilizar a chave id_item_cotacao_compra para diferenciar um item do outro e evitar que o sistema considere os itens como um único registro.
O modelo cadastrado deve estar compatível com o layout esperado no recurso 1066 — Cotacao Compra.

Fluxo Principal

Acesse o recurso 1238 — Modelo Planilha Cotacao Compra.
Informe ou consulte o Identificador do modelo.
Preencha a Descrição com um nome claro para o modelo, como Matriz.
No campo Caminho do Arquivo, selecione ou carregue o arquivo Excel que será usado como base da cotação.
Após carregar o arquivo, confirme se o indicador Arquivo Carregado está marcado.
Na grade de parametrização, revise cada Chave disponível.
Para cada chave que deve ser usada no modelo, informe a Linha e a Coluna onde o dado deve ser preenchido ou lido no Excel.
Quando a chave representar dados repetidos, como itens da cotação, informe o Salto para orientar o sistema sobre a próxima posição a ser usada.
Marque o campo Utilizar nas chaves que devem participar da geração ou importação da planilha.
Salve o cadastro do modelo.
No recurso 1066 — Cotacao Compra, pesquise a cotação desejada.
Utilize o hot-link Gerar Planilha(Modelo) para gerar o Excel com os campos preenchidos conforme o modelo e a cotação.
Envie a planilha gerada ao fornecedor para preenchimento das informações solicitadas.
Após o retorno do fornecedor, acesse novamente o recurso 1066 — Cotacao Compra.
Utilize o hot-link Importar planilha(Modelo) para importar a planilha preenchida e atualizar os dados da cotação de compra.

Orientação para preenchimento de campos

Nome do campo	Objetivo	Orientação de preenchimento
Identificador	Identificar o modelo de planilha cadastrado.	Utilize o código gerado ou informado pelo sistema para localizar e manter o modelo. Esse campo facilita a rastreabilidade quando houver mais de um modelo cadastrado.
Descrição	Nomear o modelo de forma clara para o usuário.	Informe uma descrição objetiva, como Matriz, Cotação Padrão ou outro nome que ajude a reconhecer quando o modelo deve ser usado.
Caminho do Arquivo	Carregar o Excel que será utilizado como modelo.	Selecione o arquivo Excel preparado para a cotação. Esse arquivo será a base para geração da planilha enviada ao fornecedor.
Arquivo Carregado	Indicar que o arquivo Excel foi carregado no cadastro.	Verifique se o campo está marcado após carregar o arquivo. Se não estiver marcado, a planilha pode não estar disponível para uso no recurso de cotação.
Carregar	Inserir ou atualizar o arquivo Excel do modelo.	Use esse botão para carregar o arquivo informado no caminho. Essa ação é necessária quando o modelo ainda não possui arquivo ou quando o layout da planilha foi alterado.
Limpar	Remover o arquivo carregado ou limpar a seleção atual.	Use com cuidado quando precisar substituir o arquivo ou corrigir um carregamento incorreto.
Chave	Representar o dado da cotação que será preenchido ou lido na planilha.	Confira se a chave corresponde ao campo correto da cotação. Exemplos: nome_fornecedor, cnpj_fornecedor, codigo_cotacao, id_produto, id_item_cotacao_compra, quantidade, valor_unitario, prazo_entrega e condicao_pagamento.
Linha	Indicar a linha da planilha onde a informação da chave será usada.	Informe o número da linha do Excel em que o dado deve ser preenchido ou lido. Exemplo: fornecedor na linha 10, dados de usuário nas linhas 6 a 8 e itens iniciando na linha 19.
Coluna	Indicar a coluna da planilha onde a informação da chave será usada.	Informe a posição da coluna correspondente ao campo no Excel. Essa configuração define o local exato da informação dentro da planilha.
Salto	Indicar o deslocamento usado em dados repetidos.	Utilize quando a informação se repetir em vários registros, como itens da cotação. Para itens, o salto permite que o sistema avance corretamente para o próximo produto ou valor.
Utilizar	Definir se a chave parametrizada será considerada pelo sistema.	Marque esse campo para que a chave seja usada na geração ou importação da planilha. Se o campo estiver desmarcado, a chave não será aplicada, mesmo que possua linha e coluna informadas.
id_item_cotacao_compra	Identificar individualmente cada item da cotação de compra.	Utilize essa chave quando existir mais de um item de cotação com o mesmo produto e a mesma grade. A chave ajuda o sistema a diferenciar os itens e considerá-los separadamente, evitando que sejam aglutinados em um único item durante o processamento.

Funcionalidades

Cadastro de modelo de planilha: permite criar um modelo que será usado para gerar e importar planilhas de cotação de compra.
Descrição do modelo: facilita a identificação do layout cadastrado, principalmente quando a empresa utiliza diferentes modelos para fornecedores, filiais ou tipos de compra.
Carregamento de Excel: permite anexar o arquivo que servirá como base da planilha enviada ao fornecedor.
Indicador de arquivo carregado: ajuda o usuário a confirmar se o modelo realmente possui um Excel disponível para uso.
Parametrização por chave: permite vincular cada informação da cotação a uma posição específica da planilha.
Configuração de linha e coluna: define a célula exata onde cada dado será preenchido ou lido, garantindo que o layout da planilha fique alinhado ao sistema.
Campo Salto: orienta o sistema quando há repetição de informações, como a lista de produtos da cotação.
Campo Utilizar: controla quais chaves serão realmente consideradas. Essa marcação evita que campos não desejados sejam preenchidos ou importados.
Integração com o recurso 1066 — Cotacao Compra: o modelo é utilizado para gerar a planilha com dados da cotação e também para importar a planilha preenchida pelo fornecedor.
Hot-link Gerar Planilha(Modelo) no recurso 1066: permite gerar o Excel com os campos preenchidos conforme o modelo cadastrado e a cotação pesquisada.
Hot-link Importar planilha(Modelo) no recurso 1066: permite importar a planilha devolvida pelo fornecedor para atualizar os dados da cotação de compra.
Grade de chaves parametrizadas: apresenta as chaves configuráveis em formato de tabela, permitindo revisar rapidamente quais campos estão ativos e onde serão posicionados na planilha.

Chave id_item_cotacao_compra

A chave id_item_cotacao_compra deve ser utilizada quando a cotação possuir itens com o mesmo produto e a mesma grade, mas que precisam continuar separados na cotação.

Sem essa chave, o sistema pode reconhecer itens iguais pelo produto e pela grade e acabar aglutinando as informações, ou seja, tratando mais de uma linha como se fosse apenas um item. Ao parametrizar a chave id_item_cotacao_compra e marcar o campo Utilizar, cada item passa a ter uma identificação própria, permitindo que o sistema diferencie corretamente uma linha da outra.

Essa configuração é importante para preservar a separação dos itens durante a geração da planilha e durante a importação da resposta do fornecedor. Dessa forma, valores, prazos e condições preenchidos para um item não são aplicados indevidamente em outro item semelhante.

Use essa chave quando houver possibilidade de repetir o mesmo produto e a mesma grade na cotação.
Informe a Linha e a Coluna correspondentes ao local onde a identificação do item será preenchida ou lida na planilha.
Configure o Salto quando a chave estiver na área de itens repetidos da planilha.
Marque Utilizar para que a chave seja considerada pelo sistema.
Não remova ou altere essa informação na planilha enviada ao fornecedor, pois ela ajuda a manter a correspondência correta entre o item da planilha e o item da cotação.

Problemas e Soluções

Problema	Solução
A planilha não é gerada no recurso 1066.	Verifique se o modelo possui arquivo carregado, se o indicador Arquivo Carregado está marcado e se as chaves necessárias estão com Utilizar marcado. Para gerar a planilha, utilize o hot-link Gerar Planilha(Modelo).
Um campo aparece em local errado no Excel.	Revise os valores de Linha e Coluna da chave correspondente. Ajuste a posição conforme o layout correto da planilha.
Um campo não aparece na planilha gerada.	Confirme se a chave está marcada como Utilizar. Se estiver desmarcada, o sistema não usará essa parametrização.
Os itens da cotação ficam sobrepostos ou fora da sequência.	Verifique o campo Salto das chaves relacionadas aos itens, como produto, quantidade e valor unitário. O salto deve permitir que cada item avance corretamente na planilha.
Itens com o mesmo produto e a mesma grade são considerados como um único item.	Parametrize a chave id_item_cotacao_compra, informe linha, coluna e salto quando necessário, e marque Utilizar. Essa chave diferencia cada item da cotação e evita a aglutinação dos registros.
A importação da planilha preenchida pelo fornecedor não atualiza a cotação corretamente.	Confirme se o fornecedor não alterou a estrutura do arquivo, se as linhas e colunas continuam compatíveis com o modelo e se as chaves usadas na importação estão marcadas como Utilizar. Quando houver itens repetidos por produto e grade, verifique também a chave id_item_cotacao_compra.
O arquivo carregado não corresponde ao layout esperado.	Use a opção de limpar ou carregar novamente o arquivo correto. Depois, revise todas as chaves, linhas, colunas e saltos.
Uma chave foi configurada, mas não deveria ser usada.	Desmarque o campo Utilizar para essa chave. Assim, a configuração ficará registrada, mas não será aplicada pelo sistema.

Exemplos de Uso

Geração de planilha para fornecedor: o comprador pesquisa uma cotação no recurso 1066 — Cotacao Compra e utiliza o hot-link Gerar Planilha(Modelo). O sistema usa o modelo cadastrado no recurso 1238 para preencher automaticamente dados como nome do fornecedor, CNPJ, código da cotação, data da cotação, produtos e quantidades. Isso evita que o comprador monte a planilha manualmente.
Preenchimento pelo fornecedor: o fornecedor recebe a planilha com os dados principais já organizados e preenche informações como valor unitário, prazo de entrega e condição de pagamento, conforme o layout recebido.
Importação da resposta do fornecedor: após receber a planilha preenchida, o usuário acessa a cotação no recurso 1066 e utiliza o hot-link Importar planilha(Modelo). O sistema lê os campos nas posições configuradas no modelo e atualiza a cotação de compra.
Itens iguais que precisam ser mantidos separados: uma cotação possui duas linhas do mesmo produto e da mesma grade, mas cada linha representa uma necessidade diferente. Ao utilizar a chave id_item_cotacao_compra, o sistema identifica cada linha individualmente e evita que as informações sejam aglutinadas.
Análise gerencial: um gestor acompanha as cotações atualizadas com dados retornados pelos fornecedores. Como as informações foram importadas a partir de um modelo padronizado, a comparação entre fornecedores se torna mais rápida e confiável.
Manutenção do layout: se a empresa alterar o Excel usado na cotação, o analista acessa o recurso 1238, carrega o novo arquivo e ajusta as linhas, colunas e saltos das chaves afetadas.

Observações Gerais

Antes de disponibilizar um modelo para uso, valide se o Excel carregado está correto e se todas as chaves essenciais estão marcadas como Utilizar.
Evite alterar a estrutura da planilha depois que o modelo estiver em uso, pois mudanças em linhas ou colunas podem afetar a geração e a importação dos dados.
Sempre que o layout do Excel for alterado, revise a parametrização das chaves.
Para dados de cabeçalho, como fornecedor e cotação, utilize linha e coluna fixas.
Para dados de itens, como produto, quantidade e valor unitário, revise cuidadosamente o campo Salto, pois ele orienta a movimentação entre os registros.
Quando houver itens com o mesmo produto e a mesma grade, utilize a chave id_item_cotacao_compra para manter cada item separado e evitar aglutinação.
O fornecedor deve preencher a planilha sem modificar a estrutura do arquivo, para que a importação funcione corretamente.
Marque Utilizar somente nas chaves necessárias para o processo. Isso reduz risco de preenchimento indevido e facilita a manutenção.
Use descrições claras para diferenciar modelos, principalmente quando houver mais de um layout de cotação.

Benefícios do Recurso

Padroniza o envio de cotações para fornecedores por meio de um modelo único de Excel.
Reduz digitação manual e diminui a chance de erros no preenchimento da cotação.
Agiliza a geração da planilha enviada ao fornecedor.
Facilita a importação das respostas recebidas, atualizando a cotação de compra com mais eficiência.
Evita aglutinação indevida de itens quando a chave id_item_cotacao_compra é utilizada para diferenciar itens com o mesmo produto e a mesma grade.
Melhora a rastreabilidade do processo, pois o modelo define claramente onde cada informação deve estar.
Apoia decisões de compra com dados mais organizados e confiáveis.
Permite manutenção centralizada do layout utilizado no processo de cotação.
Aumenta a produtividade de compradores, analistas e gestores envolvidos no fluxo de cotação.

Glossário de Termos

Modelo de Planilha — Arquivo Excel usado como base para gerar ou importar dados de uma cotação de compra.
Cotacao Compra — Processo em que a empresa solicita preços, prazos e condições aos fornecedores para apoiar uma decisão de compra.
Chave — Nome do dado que será vinculado a uma posição da planilha, como fornecedor, produto, quantidade ou valor.
id_item_cotacao_compra — Chave que identifica individualmente o item da cotação de compra. Deve ser usada para diferenciar itens que possuem o mesmo produto e a mesma grade, evitando que o sistema aglutine esses itens.
Linha — Número da linha do Excel onde o dado deve ser preenchido ou lido.
Coluna — Número da coluna do Excel onde o dado deve ser preenchido ou lido.
Salto — Configuração que indica o deslocamento entre registros repetidos, especialmente em listas de itens.
Utilizar — Marcação que define se a chave será aplicada na geração ou importação da planilha.
Caminho do Arquivo — Campo usado para carregar o Excel que será utilizado como modelo.
Arquivo Carregado — Indicador de que o Excel foi anexado ao cadastro do modelo.
Hot-link — Atalho clicável dentro da tela que executa uma ação relacionada ao registro selecionado.
Fornecedor — Empresa ou pessoa que recebe a cotação e informa preço, prazo e demais condições comerciais.
Aglutinação de itens — Situação em que o sistema trata itens semelhantes como se fossem um único registro, normalmente quando não existe uma identificação individual para cada item.

Links Relacionados

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Cadastro de Fornecedores
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