108 Situacao Pedidos

A Situação de Pedidos é o cadastro dos estágios pelos quais um pedido passa dentro da empresa — por exemplo Em digitação, Aguardando aprovação, Liberado para faturamento, Faturado e Cancelado.

Cada situação faz mais do que dar um nome ao estágio: ela define o que pode e o que não pode ser feito com o pedido enquanto ele estiver ali. É nesta tela que se decide, por exemplo, se o pedido pode ser editado, se pode ser excluído, se reserva estoque, se gera títulos no financeiro, se dispara e-mail para o cliente e se o pedido deve passar pelas avaliações configuradas pela empresa.

As regras configuradas aqui valem para todos os caminhos: sistema web, sistema desktop, aplicativo mobile e pedidos importados de integrações.

Onde encontrar

Menu Cadastros → Mercado e Suprimentos → Situação de Pedidos.

A tela abre com a lista das situações já cadastradas. A partir dela é possível:

pesquisar uma situação existente;
abrir uma situação para consultar ou alterar;
criar uma nova situação pelo botão Novo.

Antes de começar

Os Grupos de Usuários que vão utilizar a situação precisam estar cadastrados. Toda situação exige ao menos um grupo.
Se a situação for enviar e-mail automático, o Modelo de E-mail precisa estar cadastrado antes.
Vale desenhar antes, no papel, a sequência completa das situações da empresa e o número de ordem de cada uma. Isso evita retrabalho.

Como cadastrar uma situação

Clicar em Novo.
Preencher a Descrição — é o nome que aparece nas telas de pedido. Campo obrigatório.
Preencher a Descrição Auxiliar, se quiser um complemento de uso interno.
Informar o Nr. Ordem/Avanço, que indica a posição da situação na sequência do processo.
Informar as Horas permitidas nesta situação, se a empresa controla prazo de permanência.
Adicionar na grade os Grupos de Usuários que poderão usar esta situação. É obrigatório informar ao menos um.
Marcar as regras de comportamento desejadas.
Para que os pedidos nessa situação não passem pelas avaliações configuradas, abrir a aba Outras Opções e definir Não avaliar Pedido para essa Situação como Ativo.
Se aplicável, configurar os quadros Informações Web Receita e Pré Venda/Pedido NFC-e.
Clicar em Salvar.

Se a tela for fechada ou recarregada no meio do preenchimento, o sistema guarda um rascunho. Ao abrir o registro novamente, ele oferece a opção de recuperar o que estava sendo digitado.

Campos da tela

Dados principais

Campo	Obrigatório	Para que serve
Descrição	Sim	Nome da situação, exibido na tela de Pedido e nos relatórios.
Descrição Auxiliar	Não	Complemento do nome, para uso interno da empresa.
Nr. Ordem/Avanço	Não	Posição da situação na sequência do processo. Serve para o sistema saber o quanto o pedido já avançou — usado, por exemplo, na Liberação de Pedidos. Recomenda-se numerar em intervalos (10, 20, 30…) para permitir encaixar novas situações depois.
Horas permitidas nesta situação	Não	Prazo máximo, em horas, que um pedido deveria permanecer nesta situação. Usado pela rotina automática de troca/cancelamento de situação por tempo parado. Só tem efeito se essa rotina estiver configurada.

Grupos de Usuários

Esta grade define quem pode usar a situação. Somente os usuários que pertencem a um dos grupos listados aqui conseguem colocar um pedido nesta situação.

Para incluir, usar a opção de adição da própria grade e pesquisar o grupo desejado. É possível selecionar vários grupos de uma vez. O sistema não permite repetir o mesmo grupo.

Atenção: retirar um grupo da lista retira o acesso daquele grupo à situação em todos os pedidos, não apenas nos novos.

Regras de comportamento

Lista de marcações que controlam o que acontece com o pedido nesta situação.

Opção	O que acontece quando marcada
Criar campo para observação quando alterada para essa Situação	Ao mudar o pedido para esta situação, o sistema abre um campo para o usuário registrar uma observação, justificando a mudança.
Enviar XML da Nota Fiscal quando disponível	O XML da nota fiscal é anexado ao e-mail enviado nesta situação.
Enviar DANFE da Nota Fiscal quando disponível	O DANFE (PDF da nota) é anexado ao e-mail enviado nesta situação.
Enviar, somente se nota for aprovada	Os anexos acima só são enviados se a nota já tiver sido autorizada pela SEFAZ. Recomendado para evitar enviar ao cliente documento de nota rejeitada.
Pedido cancelado/unificado	Identifica a situação como de cancelamento ou unificação. Ao entrar nela, o sistema cancela os títulos e as reservas de estoque do pedido, e o pedido deixa de aceitar alterações. Usar apenas nas situações finais de cancelamento.
Não permitir editar Pedido para essa Situação	O pedido fica travado para alteração enquanto estiver nesta situação.
Não permitir excluir Pedido para essa Situação	O pedido não pode ser excluído enquanto estiver nesta situação. Útil para preservar histórico.
Não permitir adicionar/remover embalagens Expedição para essa Situação	Impede movimentar embalagens na Expedição para pedidos nesta situação.
Não permitir reserva de estoque para essa Situação	Ver o aviso em #Pontos de atenção — na prática esta marcação controla a geração de títulos do pedido.
Não gerar títulos para o pedido	Ver o aviso em #Pontos de atenção — na prática esta marcação controla a reserva de estoque. O campo aparece apenas para consulta na tela web; para alterá-lo, usar o sistema desktop.

Outras Opções

A aba Outras Opções reúne parametrizações complementares da situação em uma tabela. Para alterar uma parametrização, localizar a linha desejada e escolher o valor na coluna Valor.

Opção	Valores	O que controla
Não avaliar Pedido para essa Situação	Ativo ou Inativo	Em Ativo, os pedidos que estiverem nesta situação não passam pelas avaliações configuradas para o pedido, seus itens e suas informações de pagamento. Essas avaliações não apresentam avisos nem geram novos bloqueios enquanto o pedido permanecer nesta situação. Em Inativo, as avaliações continuam normalmente.

As colunas Descrição e Observação ajudam a identificar a finalidade da opção. A coluna Valor define se ela será aplicada à situação.

Informações Web Receita

Quadro do envio automático de e-mail.

Campo	Para que serve
Enviar Email?	Marque para o sistema disparar e-mail automaticamente quando o pedido entrar nesta situação.
Modelo de Email	Modelo que será usado para montar a mensagem. Selecionar sempre que Enviar Email? estiver marcado.

Pré Venda/Pedido NFC-e

Quadro usado pelo fluxo de Pré-Venda e Pedido de NFC-e.

Campo	Para que serve
Disponível na NFC-e	Marque para que esta situação possa ser escolhida no fluxo de Pré-Venda/Pedido de NFC-e.
Geração de Títulos NFC-e	Define como o financeiro do pedido é gerado nesta situação. Escolher sempre uma das três opções abaixo.

Opções de Geração de Títulos NFC-e:

Opção	Quando usar
Gerar títulos provisionados no Pedido para esta Situação	O sistema cria os títulos como previsão no pedido. Os títulos não são transferidos para a NF-e ou NFC-e. Indicado quando o financeiro precisa ver a previsão de recebimento, mas o documento fiscal ainda não foi emitido.
Gerar títulos realizados no Pedido para esta Situação	O sistema cria os títulos como realizados no pedido. Os títulos não são transferidos para a NF-e ou NFC-e. Indicado quando o recebimento já é efetivo na venda.
Não gerar títulos	Nenhum título é criado. Indicado para situações iniciais (digitação, orçamento) e para situações de cancelamento.

Exemplos de configuração

Em digitação

Descrição: Em digitação
Nr. Ordem/Avanço: 10
Grupos: vendas e faturamento
Geração de Títulos NFC-e: Não gerar títulos
Nenhuma regra de bloqueio marcada — o pedido precisa ficar livre para alteração.

Aguardando aprovação

Nr. Ordem/Avanço: 20
Horas permitidas nesta situação: 48 (para o sistema apontar pedidos parados há mais de dois dias)
Grupos: apenas os grupos que aprovam pedidos
Marcar Criar campo para observação quando alterada para essa Situação, para registrar o motivo.

Liberado para faturamento

Nr. Ordem/Avanço: 30
Marcar Não permitir editar Pedido para essa Situação — depois de liberado, o pedido não deve mais mudar.
Marcar Enviar Email? e selecionar o modelo de confirmação para o cliente.
Marcar Enviar XML, Enviar DANFE e Enviar, somente se nota for aprovada.

Cancelado

Nr. Ordem/Avanço: o maior número da sequência
Marcar Pedido cancelado/unificado — cancela títulos e reservas e trava o pedido.
Marcar Não permitir excluir Pedido para essa Situação, se o histórico de cancelamentos deve ser mantido.
Geração de Títulos NFC-e: Não gerar títulos

Situação sem avaliação do pedido

Abrir a aba Outras Opções e definir Não avaliar Pedido para essa Situação como Ativo quando os pedidos que estiverem nessa situação não devam passar pelas avaliações configuradas pela empresa.
Enquanto o pedido permanecer nessa situação, as avaliações do pedido, de seus itens e das informações de pagamento não serão realizadas.
Ao mover o pedido para uma situação em que a opção esteja em Inativo, as avaliações voltam a ocorrer normalmente nos fluxos que as executam.

Pontos de atenção

Textos trocados na tela: as duas últimas marcações da lista de regras estão com os textos invertidos em relação ao que realmente fazem. A opção escrita como "Não permitir reserva de estoque para essa Situação" na verdade impede a geração de títulos, e a opção escrita como "Não gerar títulos para o pedido" na verdade impede a reserva de estoque. Antes de marcar, confirmar qual comportamento é o desejado.
A opção escrita como "Não gerar títulos para o pedido" está desabilitada na tela web. Para alterá-la, é necessário usar o sistema desktop.
Pedido cancelado/unificado tem efeito definitivo sobre os pedidos: assim que o pedido entra na situação, os títulos e as reservas são cancelados e o pedido não aceita mais alterações. Não usar em situações intermediárias.
Geração de Títulos NFC-e não aceita valor em branco. Deixar sem escolha faz o comportamento do fluxo de NFC-e ficar indefinido.
Marcar Enviar Email? sem selecionar o Modelo de Email faz o cadastro salvar normalmente, mas o e-mail não é montado nem enviado.
Horas permitidas nesta situação só produz efeito se a rotina automática de troca de situação por tempo estiver configurada. Sozinho, o campo não bloqueia nem avisa nada.
Alterar uma situação já em uso passa a valer imediatamente para todos os pedidos que estão nela.
A opção Não avaliar Pedido para essa Situação, disponível na aba Outras Opções, vale para todos os pedidos que estiverem na situação, inclusive nos processos de gravação, alteração de itens, faturamento, NFC-e e integrações que executem avaliações do pedido.
O valor padrão é Inativo. Assim, as situações que não forem configuradas continuam realizando as avaliações normalmente.
Essa opção apenas impede novas avaliações enquanto o pedido estiver na situação. Ela não remove avisos, liberações ou bloqueios registrados anteriormente.

Mensagens de validação

Mensagem	Como resolver
Descrição não informada	Preencher o campo Descrição.
Grupos de Usuários não informado	Adicionar ao menos um grupo na grade de Grupos de Usuários.

Ver também

Cadastro de Pedidos
Cadastro de Grupos de Usuários
Cadastro de Modelos de E-mail
Opções de Faturamento
Liberação de Pedidos
Expedição